Аутсорсинг (в переводе с русского на английский термин “outsourcing” означает “использование внешнего ресурса”) является распространенным явлением в информационном бизнесе, а также часто находит свое применение в информационно-технологической сфере. В первую очередь компании прибегают к нему с целью получения экономии на расходах, что достигается посредством передачи каких-то определенных задач бизнеса в руки специализированных компаний, которые не относятся к производственной организации юридически, но фактически их можно называть вспомогательными элементами всей бизнес-структуры.
Зарываясь глубже в теме ИТ-аутсорсинга, речь пойдет о том, как выстраиваются взаимоотношения между двумя разными типами компаний: заказчиками и исполнителями-аутсорсерами. В процессе разбора удастся определить главные принципы такого взаимодействия сторон, понять, какую выгоду получает каждая из них и, главное, докопаться до истины: аутсорсинг IT-услуг — это больше про экономию или же здесь присутствуют подводные камни и велика вероятность нарваться на серьезный риск?
Безопасность и конфиденциальность при аутсорсинге ИТ услуг: что необходимо делать, чтобы не ошибиться?
Осуществляя аутсорсинг ИТ-услуг, предпринимателю следует уделять повышенное внимание аспектам конфиденциальности и безопасности в целом. Чтобы по названным параметрам бизнес не “проседал” и в процессе взаимодействия между организацией-заказчиком и аутсорсинговой компанией не возникало проблем и разногласий, порой даже доходящих до судебных разбирательств, рекомендуется выполнять следующие действия при ведении производственной деятельности на предприятии или в рамках производственной компании:
- Изучить принципы, специфику и тонкости осуществления деятельности подрядчика при выполнении аутсорсинга ИТ-услуг. В первую очередь следует поинтересоваться тем, насколько хороша репутация аутсорсинговой фирмы, с которой планируется заключить контракт, а также как долго она функционирует в данной сфере, каким спросом пользуется на рынке и т. д. Это поможет узнать, стоит ли продолжать выстраивать крепкие партнерские отношения с конкретной организацией или нет. Далее немаловажным шагом будет попросить у потенциального исполнителя сертификаты, стандарты и прочую документацию, которой можно будет подтвердить высокую компетентность компании во всех вопросах, прямо или косвенно касающихся аутсорсинга. После того как удалось убедиться, что перед вами достойная фирма-кандидат на крепкие партнерские взаимоотношения, нужно поинтересоваться, как внутри их организации обстоят дела с хранением персональных данных. Если такая задача выполняется посредством использования собственных серверов из дата-центра, то это лишь станет фактическим подтверждением того, что безопасность данных и конфиденциальность будет в полной мере обеспечена, и беспокоиться совершенно не о чем. А если же хранилище представляет собой какой-нибудь облачный сервис на стороне, то это веский повод задуматься над тем, а стоит ли вообще начинать сотрудничество с такой аутсорсинговой компанией.
- Заняться подготовкой информации и различных сведений перед тем, как передать их в распоряжении аутсорсинговой фирмы. Как и в случае с первым пунктом, здесь настоятельно рекомендуется избегать методов обмена конфиденциальных данных, подразумевающих под собой обязательное использование незащищенных каналов их передачи. Облачные решения следует обходить стороной, так как безопасность информации, загруженной в облако, как показывает негативный опыт и практика некоторых бизнесов, находится под большим вопросом. Велик риск утечки секретных данных, распространения ее по нежелательным каналам и похищения их мошенниками. Поэтому перед началом транспортировки ценных конфиденциальных сведений надо обговорить данный вопрос с провайдером, а после чего прийти к общему мнению и воспользоваться безопасным для бизнеса способом передачи инфоматериалов.
- Оценить степень успешности компаний-аутсорсера, взглянув и подробно проанализировав ее репутацию на рынке, конкурентоспособность по сравнению с аналогичными фирмами. Такой подход к выбору партнера позволит выбрать исключительно надежную организацию, на которую точно можно будет положиться и доверять. Отличным подтверждением уровня компетентности в вопросе, касающегося аутсорсинга IT-услуг, является количество и правдоподобность отзывов клиентов о той или иной компании, в которую они ранее обращались. Полезным решением будет взглянуть на статистику и историю выполнения задач аутсорсинга — это позволит выяснить, были ли когда-то в прошлом случаи утечки конфиденциальных данных, произошедшие по вине данной организации, и узнать многое другое о ее деятельности.
- Акцентировать внимание на вопросе безопасности и конфиденциальности при подписании договора с компанией-подрядчиком, предоставляющей аутсорсинг ИТ-услуг. Заключая соглашение о начале сотрудничества с поставщиком услуг, следует уделить внимание юридическому вопросу обеспечения безопасности данных в процессе работы двух сторон. Для этого нужно прямо в договоре подробно прописать, что компания-подрядчик, решившая взять на себя полномочия на выполнение определенных бизнес-задач, одновременно с этим берет на себя ответственность на обеспечение абсолютной сохранности сведений конфиденциальными. Таким образом, организация-аутсорсер должна осознавать, что разглашение данных чужого бизнеса ни в коем случае не допустимо, а при нарушении такого принципа последуют санкционные действия. Второстепенными, но ничуть не менее важными аспектами обеспечения информационной безопасности при работе с подрядчиком являются дополнительные предписания к договору, где будет четко сформулировано, раз в какое определенное время должны проводиться аудиты, как часто должны накатываться обновления на ПО, насколько часто требуется давать отчеты о проделанной работе, какие технологии и методики будут непосредственно задействованы для обеспечения сохранности и конфиденциальности передаваемых данных.
- Убедиться в том, что компания-аутсорсер, с которой планируется начать сотрудничество, является современной по всем аспектам своей деятельности, а главное — использует в процессе работы исключительно передовые технологии для передачи данных и одновременного обеспечения их 100% сохранности конфиденциальности. Здесь все довольно просто: если подрядчик не обладает всем необходимым для того, чтобы поддерживать требуемые условия для выполнения транспортировки информации по специальным и отдельно отведенным для этого каналам передачи, а также с применением методов шифрования и придания секретности, то наиболее правильным решением будет обратиться за помощью в плане аутсорсинга IT-услуг к конкурентам.
Следуя подробно расписанным выше принципам обеспечения должного уровня конфиденциальности и безопасности данных, удастся избежать 95% проблем, которые могут вызвать утечку секретной информации бизнеса в нежелательные русла. Но маленький риск того, что сведения все же попадут в руки злоумышленников, по-прежнему никуда не делся. Более того, каждый случай взаимоотношений между компанией-заказчиком и аутсорсинговой фирмой является уникальным, и общих инструкций касательно того, как следует добиваться 100%-той безопасности и конфиденциальности данных, соответственно, не существует.
То, что расписано выше, — некая база или фундамент, воплощение того, что с секретной информацией, скорее всего, ничего не случиться (если конечно, делать все по правилам). В особенных случаях рекомендуется обращаться за поддержкой к профессиональным юристам, которые дадут советы по разработке индивидуального плана, обеспечивающего гарантированную конфиденциальность и безопасность сведений, обмен которыми планируется в рамках сотрудничества исполнителя-аутсорсера и заказчика.
Влияние аутсорсинга ИТ услуг на бизнес: насколько оно сильное, больше положительных или отрицательных эффектов?
Внедрение в рутину бизнеса принципов работы с подрядчиками в форме взаимодействия под названием аутсорсинг должно быть обосновано какими-то вескими положительными моментами для этого самого бизнеса. В современных реалиях аутсорсинг IT-услуг — широко распространенная тенденция, которая начинает постепенно охватывать не только крупные и разросшиеся корпорации, но и многие субъекты малого и среднего предпринимательства. Если концепция “использование внешних ресурсов” с течением времени становится все более популярной, то это может говорить лишь о том, что бизнесмены с ее помощью действительно способны извлекать большое количество выгоды для развития своего дела. Следовательно, аутсорсинг оказывает сильное влияние на производственные организации и, разумеется, положительное, если только правильно использовать данный метод передачи рабочих задач и обязательств в руки компании-помощника. Вот каких результатов позволит добиться в бизнесе аутсорсинг IT-услуг при грамотном применении:
- Совершенствование управленческих аспектов. Чтобы выбиваться на самый верх и оставлять позади как можно большое количество конкурентов, аутсорсинговые компании стремятся применять на практике своей деятельности как можно больше современных информационно-технологических новшеств, инновационных и передовых технологий, инструментов и методологий, которые позволяют доводить аспект управления рабочим персоналом на производстве до пика совершенства. При сотрудничестве с организациями, у которых одной из важнейших целей является развитие в сфере IT, возможно добиться множества преимуществ для своего бизнеса, тем самым повысив показатели его производительности и прибыльности за счет применения возможностей технологических новинок.
- Повышения способностей бизнеса быстрее адаптироваться под переменчивые условия рынка, совершенствование гибкости и получение новых возможностей для маневрирования. Прибегая к помощи сторонних организации, которые являются воплощением партнеров-аутсорсеров, удастся в значительной степени увеличить способность производственной компании лучше подстраиваться под удовлетворение потребностей клиентов, рыночные спросы и тенденции. Кроме того, при аутсорсинге IT-услуг появляются новые возможности для еще более серьезного масштабирования производственных процессов за счет от ресурсов от организаций, функционирующих на стороне.
- Перераспределение фокуса внимание с мелких и маловажных задач на грандиозные планы деятельности бизнеса. Использование аутсорсинга IT-услуг позволяет фокусироваться на важных для производственной организации задачах, все больше снижая акцент внимания на мелочах. При сотрудничестве с аутсорсинговыми фирмами бизнесмены в первую очередь стараются по максимуму загрузить их выполнением второстепенной работы своей компании, что дает возможность освободить большое количество ресурсов (времени, денег, творческих способностей персонала и пр.) на решение поистине значимых вопросов, воплощения грандиозных и масштабных проектов, которые могут благодаря своему успешному запуску и завершению вывести весь бизнес на совершенно новый уровень.
- Экономия на расходах на содержание собственных ИТ-специалистов в рамках компании. Благодаря аутсорсингу IT-услуг становится возможным создавать коллективы внештатных работников, тем самым получится сформировать целый информационно-технологический отдел, который находится на содержании не специализированного провайдера, а не в структуре основного бизнеса. Таким образом, IT-задачи и функции частично или целиком переходят в руки организации-исполнителя, что становится предпосылкой для повышения финансовой эффективности компании и заметному снижению расходов на операции.
Как видно, в большинстве своем влияние аутсорсинга IT-услуг на деятельность бизнеса весьма положительное. Оно проявляется в повышении гибкости компании, экономии, появлении новых возможностей для роста, совершенствовании работы менеджеров и многом другом. Однако негативное влияние аутсорсинга в информационно-технологической сфере также присутствует. Хоть оно и не большое, но все же за счет него у бизнеса появляется тот или иной уровень риска утечки конфиденциальных данных, похищения секретной информации и использования ее злоумышленниками. Кроме того, возможности непосредственного контроля и управления деятельностью ИТ-отдела организации, переданного “под власть” провайдера, сильно урезаются. Но этот негативный аспект нивелируется, если бизнес удачно выбрал для сотрудничества добросовестного подрядчика, который выполняет свои задачи качественно и несет ответственность за принимаемые решения.
Как выбрать провайдера ИТ-услуг для аутсорсинга: тонкости и главные нюансы
Выбор провайдера IT-услуг для аутсорсинга — сложная задача, которая требует внимательного и грамотного подхода. Чтобы после выбора предприниматель не пожалел, что связался с той или иной аутсорсинговой компанией, нужно заранее преследовать следующие факторы, сопутствующие успеху на пути решения такого непростого вопроса, как выбор стабильного и надежного подрядчика:
- Проведении сравнительного анализа репутации провайдера на рынке, а также оценка его опыта и уровня компетентности в самых главных и базовых вопросах. Потенциальный партнер должен представить себя в наилучшем ключе, чтобы обращающиеся за его услугами заказчики выбрал для сотрудничества именно его, а не кого-то еще. С этой целью аутсорсинговые компании тратят большое количество усилий для формирования привлекательного портфолио, обеспечения высокой лояльности клиентов. Чаще всего самые надежные и компетентные организации, занимающиеся аутсорсингом ИТ-услуг, находятся на рынке не малое время, а также дорожат своей репутацией, следовательно, у них должно быть очень много положительных отзывов. Именно такую компанию для сотрудничества следует выбирать, ведь риск нарваться на обман или встретиться с недобросовестным партнером здесь практически падает к нулю.
- Определение со стоимостью услуг провайдера. Нынешний ИТ-рынок переполнен всевозможными предложениями о сотрудничестве, которые исходят от аутсорсинговых компаний. Среди них могут встречаться по-настоящему выгодные предложения, как раз которые и следует не упускать, а ухватывать в первую очередь. Прежде чем окончательно определиться с подрядчиком, нужно научиться разбираться в ценовой политике на конкретный пакет услуг. Так получится за минимальное количество денег получить максимальное количество выгоды.
- Степень защищенности конфиденциальных данных. Это важнейший аспект, присутствие которого в деятельности аутсорсинговой компании может гарантировать заказчику тот факт, что секретная информация о его бизнесе никуда не денется и не рассекретится. Узнать, насколько надежными и эффективными являются средства по защите информации в организации-подрядчике, можно, посмотрев на ее ошибки в прошлом и продолжительность нахождения на рынке IT-услуг. Если за длинный отрезок времени у провайдера не наблюдается ни одного случая, связанного с утерей конфиденциальных сведений, то это именно тот вариант, который нужен бизнесу.
- Сформулировать главные цели и задачи, которые необходимо достигнуть посредством внедрения в практику деятельности бизнеса элементов аутсорсинга. На рынке среди топовых провайдеров очень много тех, которые занимаются предоставлением довольно широкого спектра услуг, но дело в том, что среди них могут попадаться совершенно ненужные для бизнеса предложения, входящие в так называемый общий комплект. Поэтому крайне важно четко понять, с какими именно проблемами борется производственная компания на данный момент, какие задачи и пути решения для нее требуется выбрать. А уже исходя из этого станет ясно, какой спецификой деятельности для удовлетворения конкретных выявленных потребностей должен будет обладать потенциальный исполнитель, у которого в будущем осуществиться заказ аутсорсинга ИТ-услуг.
- Оценка компетентности аутсорсинговой компании в ряде специфических вопросов, а также возможности ее технического оснащения для закрытия потребностей бизнеса и эффективного удовлетворения желаний заказчика. Прежде чем начать сотрудничество с той или иной организацией-исполнителем, следует четко убедиться в том, что она сможет в полной мере предоставить бизнесу все необходимые услуги аутсорсинга, которые станут действительным средством для закрытия тех или иных проблем.
- Степень гибкости и возможности поставщика к быстрой адаптации. Гибкость и адаптивность — ключевые параметры успеха аутсорсинговой компании, ведь современные бизнесы требуют повышенного уровня готовности к грядущим переменам. От того, насколько эффективно и быстро предприятие реагирует на изменившиеся внешние условия, зависит его прибыльность. В противном случае, если компания на фоне появления новых тенденций и рыночных изменений будет тормозить и не успевать в развитии, то это неизбежно приведет к падению ее конкурентоспособности. Вот почему так важно выбирать для долгосрочного сотрудничества с подрядчиком, который обладает повышенной гибкостью и отличными навыками к адаптивности.
- Вопрос качества предоставляемых ИТ-услуг и их соответствия установленным международным нормам и стандартам. Одним из важнейших критериев выбора провайдера является качественность услуг, предоставлением которых он профессионально занимается. Кроме того, важна еще и их стабильность, что станет отличным бонусом на пути к сотрудничеству на постоянной основе.
Таким образом, следуя вышеназванным факторам выбора надежного и качественного поставщика аутсорсинга ИТ-услуг, удастся избежать большинства ошибок и проблем, которые допускают многие предприниматели еще на этапе, когда им нужно найти долгосрочного партнера. Вдобавок можно порекомендовать использовать индивидуальные методики и подходы к определению уровня компетентности провайдера — это могут быть личные беседы с представителями аутсорсинговой компании, в процессе которой специалистам будут задаваться специальные вопросы, и т. д. Это позволит еще лучше понять, кто стоит перед предпринимателем: действительно профессиональная организация, занимающаяся качественным аутсорсингом IT-услуг, или же недостаточно продвинутые в информационно-техническом плане продавцы своих малоэффективных IT-услуг, которых насчитывается на рынке в нынешних его реалиях превеликое множество.
Таким образом, в завершение можно с уверенностью сказать, что при грамотном выборе и сотрудничестве с исполнителями аутсорсинг ИТ-услуг может стать прекрасным средством экономии, которое будет реализовываться с практически нулевым уровнем риска. Но еще раз стоит повториться, что это касается лишь тех случаев, когда поставщик выбран действительно надежный и профессиональный. Новички в этой сфере вряд ли смогут предложить крупному бизнесу какие-то выгодные решения, поэтому при выборе подобных организаций для долгосрочного сотрудничества следует обращать внимание прежде всего на его репутацию и багаж знаний, накопленных в результате многолетней работы с десятками аналогичных бизнесов.
🚀 Готовы вывести свой бизнес на новый уровень с помощью аутсорсинга?
Компания «Синаптик» — ваш надежный партнер в мире ИТ-услуг. Мы гарантируем безопасность, профессионализм и индивидуальный подход к каждому клиенту. Не тратьте время на риски — доверьтесь экспертам!
📩 Свяжитесь с нами сегодня и получите бесплатную консультацию по вашим ИТ-задачам!
