Под электронным документооборотом подразумевается особый тип обмена электронными версиями документов в пределах одной компании, организации или государственного учреждения, который позволяет систематизировать всю необходимую документацию. Кроме того, документооборот также является процессом, в результате которого выполняются различные функции, касающиеся работы с документами: архивирование, перенаправление, оформление, заверение, получение, создание и многие другие. Все это вместе позволяет воплотить в рамках единой системы современный виртуальный документооборот.
В первую очередь оборот документации необходим для осуществления передачи отдельных документов из одних рук в другие в пределах взаимоотношений по бизнесу. Вышеупомянутая электронная система позволяет бизнес-партнерам обмениваться между собой различными видами документами, будь это простые договоры купли-продажи и торговые соглашения или же полноценные акты, отражающие факт оплаты счетов и пр.
Помимо этого, главнейшим предназначением облачного документооборота является сокращение временных и финансовых затрат, связанных с распечаткой документов и их копий, транспортировку от одного лица к другому. Перечисленные лишние затраты присущи классическому бумажному варианту оборота документации, а использование ЭДО как раз дает возможность избегать таких проблем, ведь все действия и вся работа с документами в целом осуществляется в электронной системе.
Что представляет собой виртуальный документооборот и каковы особенности цифровых версий документов?
Электронный документооборот (сокращенная аббревиатура — ЭДО) — это процесс работы с цифровой документацией. Он осуществляется благодаря специальным сервисам под названием системы ЭДО, доступ к которым открывается не каждому желающему, а лишь конкретным лицам (прежде всего владельцам и заместителям бизнес-компаний).
Ключевым звеном в облачном делопроизводстве, воплощающем суть этого термина, как ни странно, являются электронные документы. Они выглядят как цифровая версия документации, которая содержит в себе точно такую же информацию, как бы она представлялась на бумаге. Виртуальный документ создается, обрабатывается, хранится и передается из одного цифрового носителя памяти на другой.
Средством работы с цифровыми документами являются различные электронные устройства, чаще всего персональные компьютеры. Несмотря на то, что доступ к системе управления EDI ограничивается электронным делопроизводством на предприятии, могут вполне заниматься даже сотрудники низкой должности и квалификации. Поэтому обеспечение постоянного протекания процесса облачного оборота документами является важнейшим условием не только работы правовой сферы бизнеса, но и успешного сотрудничества с другими компаниями или государственными организациями.
Подлинность электронного документа может быть проверена и подтверждена специальной цифровой подписью. В этом случае под электронной подписью подразумевается специальный код, который идентифицируется с каким-то одним конкретным документом.
Принцип осуществления виртуального документооборота на предприятии довольно прост: он заключается в запуске в работу специального программного сервиса на ПК, в результате чего начинает работать система ЭДО. Чаще всего протекание делопроизводства становится возможным благодаря созданию единого информационного поля (облачного хранилища), работающего от сети интернет.
Еще одним из принципов функционирования EDI является обеспечение автоматического выполнения задач, связанных с работой с документами. Таким образом, без помощи и человеческого надзора система цифрового документооборота реализует такие потребности бизнеса, как архивирование договоров, обмен их копиями с контрагентами, передача сведений другим организациям, создание, обработка и даже согласование сути правовых актов с руководящей верхушкой компании. Еще раз стоит подметить, что выполнение перечисленных задач происходит в автоматическом режиме (конечно назвать такое делопроизводство абсолютно автономным не получится, так как в процессе его осуществления все же присутствует незначительное участие профессионалов, главным образом контролирующих и изредка корректирующих его выполнение).
Следовательно, ЭДО позволяет в значительной степени упрощать и оптимизировать область функционирования бизнеса, связанную с документацией. Благодаря такой цифровой системе рутинные задачи, а именно обработка, хранение, передача и создание правовых актов, переносятся с традиционного бумажного варианта осуществления и обустраивается в пределах единого сервиса, реализующего EDI. Благодаря электронному обороту документов ликвидируется ручной малоэффективный труд, который полностью переходит в руки умного программного обеспечения.
Организацией системы ЭДО занимаются компетентные в этом представители IT-компаний, которые одновременно с этим сохраняют за собой право оператора и контролируют доступ к управлению этим сервисом. В их задачи входит создание и оптимизация платформ для проведения цифрового делопроизводства, а также последующий контроль и сопровождение на протяжении всего времени его работы. Кроме того, нельзя не упомянуть про полезные дополнительные функции, которые обычно идут в комплекте с предоставляемой системой EDI: автоматизация ряда производственных процессов, сбор виртуальных подписей, непосредственный учет ЭДО и многое другое.
Подводя краткий итог касательно принципов осуществления облачного делопроизводства, можно заявить, что его проведение практически ничем не отличается по своей структурной организованности от классического бумажно-ручного варианта. Как и в случае с EDI, обычный процесс оборота документации осуществляется по схеме: создание акта, подписание одним лицом, перенаправление, подписание третьим лицом, обратная отправка договора.
Еще стоит подметить и некоторые различия по характеру протекания этих двух типов документооборота: ЭДО выполняется в пределах цифровых сервисов, и в качестве подтверждения подлинности правового акта выступает виртуальная подпись, а в случае с обычным способом ведения документационного оборота присутствует взаимодействие с почтой или курьерскими агентствами и, соответственно, применяется всем хорошо знакомая бумажная подпись.
Из всего сказанного следует, что EDI воплощает в себе современные технологии, которые при правильном применении позволяют сокращать лишние финансовые затраты бизнеса, а также ускорять и оптимизировать работу с документацией, обеспечивать безопасный обмен и взаимодействие с информацией (и все это в виртуальном онлайн режиме).
Распространенные мифы, которые вводят в заблуждение при знакомстве с электронным документооборотом
Виртуальное делопроизводство стал незаменимой частью любого среднекрупного бизнеса относительно недавно. Из этого вытекает множество проблем и заблуждений, связанных с опаской при принятии решении о внедрении системы ЭДО в свое дело. Ведь классический, привычный и проверенный временем способ работы с информацией благодаря бумажной документации считается гораздо более “надежным” и “безопасным” вариантом, чем какой-то электронный оборот документов, который представляет существенно больше “рисков”, в отличие от своего аналога.
Даже если при использовании EDI могут наблюдаться какие-либо опасения, то это не значит, что он не несет в себе существенное количество плюсов, которые переваливают количество рисков и возможностей неудач. Какие же наиболее частые заблуждения могут настигнуть бизнесмена при использовании современного цифрового делопроизводства?
1. Электронный документооборот — невыгодная концепция, несущая в себе риски, убытки, не оправдывающая ожидания
Нельзя однозначно обозначить рамки стоимости облачного документооборота. Однако удастся сказать, что такой важный показатель, как цена покупки, внедрения и эксплуатации системы ЭДО, напрямую зависит лишь от двух факторов: специфика оператора и особенности выбранного тарифного плана сотрудничества. К примеру, для компаний с маленьким по объему делопроизводству будет выгоден такой тариф, при котором одна операция (отправка, обработка документа и т. д.) получит фиксированную стоимость, а ее продажа станет поштучной.
С другой стороны, у клиентов есть возможность получить все возможности систем EDI для их интегрирования в работу крупного предприятия, где уже целесообразно рассматривать не одноразовые услуги с поштучной оплатой, а целый пакет услуг, закупаемый, как правило, раз в месяц. Во втором случае удастся избежать множества ограничений и получить больше функциональных возможностей, например, при долгосрочном тарифном плане отправка документов не будет ограничена. При этом входящий получатель документации избежит трат на доставку.
Если рассматривать в качестве примера покупки системы ЭДО базовый пакет услуг, то можно наблюдать такую картину: купленный тарифный план обойдется в несколько тысяч рублей в год, одновременно с этим ликвидируются нежелательные и ненужные затраты на покупку и поддержание работоспособного состояния офисной техники, доплату сотрудникам за незапланированные часы работы, организацию курьерских доставок и перевозок при помощи почтовых служб и др. Таким образом, буквально за несколько тысяч рублей бизнесмен, использующий в работе своего бизнеса цифровое делопроизводство, добьется не то что хорошей замены бумажного оборота документации, а огромной и очевидной выгоды снижения затрат и упрощения процессов.
Все это однозначно опровергает ложный миф, согласно которому считается, что EDI приносит меньше пользы, чем убытков. Уже давно выяснилось, что работа с виртуальной документацией проста и дешева.
2. Работа с ЭДО сложна и не быстра, а также у организации существует большое количество контрагентов не только в рамках субъекта РФ, но и по всей стране
Если владельцу крупной компании или бизнеса требуется организовать одновременную и эффективную работу с множеством контрагентов, то лучшим решением данного вопроса станет использование на практике инновационной системы электронного делопроизводства. Кроме того, EDI обладает и другими важными преимуществами касательно облегчения функционирования предприятия: цифровая технология предоставит возможность моментального пересыла необходимого пакета документов до получателя, а также позволит сделать это в режиме онлайн.
Другими словами, если владельцу бизнеса необходимо решить какой-то вопрос по производству, то ему благодаря ЭДО больше не понадобиться прибегать к помощи сторонних курьерских служб для организации “бумажных поставок”, всю работу можно сделать, образно говоря, не выходя из дома. Особенно хорошо это преимущество виртуального документооборота раскрывается в том случае, когда необходимо отправить буквально одно письмо для удовлетворения какого-то маленького вопросика. При использовании классического ведения бумажной документации процесс пересыла может задержаться на несколько дней, а такие сроки часто бывают просто недопустимы, ведь требуется принять решение сию секунду.
Таким образом, еще один миф про EDI развеян — ведение делопроизводства в цифровом режиме осуществляется быстро и несложно, а также работа с контрагентами значительно упрощается.
3. Вопрос безопасности: недоверие со стороны бизнесменов операторам, а также опасение появления утечки конфиденциальной информации
В пределах аспекта безопасности руководители предприятий часто боятся внедрить в свой бизнес систему EDI из-за страха столкнуться с обманом со стороны оператора или поставщика услуг, а также потери цифровых версий документов из-за мошенников. Однако это всего лишь заблуждения и напрасные опасения, ведь на практике давно доказана повышенная надежность цифрового документооборота и его неуязвимость перед любыми попытками похищения даже частички конфиденциальных данных. Как использовать ЭДО, было разобрано выше, теперь же предстоит развеять мифы вокруг сферы безопасности.
Когда владелец бизнеса решается на полный переход на EDI, то он перед оплатой интегрирования этой технологии заключает с оператором договор, в котором регулируются обоюдные права и обязанности лиц. Со стороны оператора подтверждается безопасность работы с электронными версиями документов и гарантируется конфиденциальность пересылаемых данных.
Конечно, существует риск того, что определенная документация может быть перехвачена мошенниками, однако риск этого крайне мал и стремится к нулю. Таких случаев, когда конфиденциальная информация по бизнесу попадала в зону доступа посторонних лиц, — единицы по всей стране. Таким образом, удастся с уверенностью заявить, что компьютерное делопроизводство очень силен в плане безопасности как способ сообщения и обмена данными, нежели типичный метод отправки бумажной документации при помощи услуг сторонних курьерских агентств или логистических компаний.
Помимо того, что передаваемый пакет сведений в материальном виде на руки доставщикам, создает им потенциальные возможности воспользоваться содержимым для непонятно каких умыслов. При этом бывают случаи, когда предприниматели не заключают с курьерами лишних документов по поводу направления бумажных носителей информации, ссылаясь на доверие к ним. Это в очередной раз доказывает, что EDI не только не хуже классического метода осуществления оборота документации, но и кратно превосходит его, так как сам принцип использования системы подразумевает тотальную сохранность конфиденциальности всех сведений.
4. Цифровая документация, а именно ее юридическая сторона остается под вопросом: скорее всего, бумажные версии договоров будут обладать большей юридической силой из-за того, что они подписываются ручкой от руки и подвергаются непосредственной работе руками
Очень часто перед переходом предприятия на полностью электронное делопроизводство владельцы производственных компаний задаются вопросом: будет ли юридическое действие цифрового документа приравнивается к силе привычного бумажного носителя? Иными словами, из этого вопроса можно выделить еще два важных вопроса: а не будет ли такого, что бумажный аналог документа станет приоритетнее, чем цифровой, а также как будут работать с электронными договорами судебные инстанции в случае чего? Все эти вопросы и сопровождающие вследствие возникновения их опасения порождаются из-за полного непонимания того, что такое система ЭДО. Именно незнание приводит к большинству сомнений и ложных выводов, особенно в сфере высоких технологий и сложных программных изобретений.
ЭДО отзывы от различных успешных предпринимателей гласят, что перед внедрением такой технологии в функционирование предприятия не стоит лишний раз переживать о юридических сторонах вопроса, ведь они легко решаются. В первую очередь они просят обратить внимание на то, каким именно образом определяется полноценная юридическая сила цифрового документа — это сертификат виртуальной подписи, который является тотальной копией бумажной росписи (от этом говорится в федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Таким образом, благодаря этому нормативно-правовому акту устраняются какие-либо различия между собственноручной подписью и ее цифровым аналогом. Именно за счет ЭП документ получают ту самую заветную юридическую силу и становится невозможность изменения его содержания.
5. Система ЭДО приносит бизнесу рентабельность только в том случае, если он является крупной организацией или компанией
В сфере бизнеса нередко всплывает ошибочное суждение, которое говорит о том, что электронный документооборот маловыгоден для мелких компаний. Оно подкрепляет и другое ложное утверждение: если в бизнесе оборот документации сводится к нескольким операциям с архивом в день, то внедрять EDI бессмысленно и лучше остаться на привычном бумажном аналоге. Все это в корне неверно, и система цифрового делопроизводства очень даже может коррелировать даже с небольшими компаниями, а также мелкими структурными подразделениями. На практике особенно крупные производственные предприятия обходятся не просто интеграцией с 1 документооборотом, а целым комплексом взаимосвязанных программ, обеспечивающих наиболее оптимизированные взаимодействие с документацией. В случае с мелкой “мануфактурой” единого программного обеспечения будет более чем достаточно.
Внедрение EDI в функционирование бизнеса позволяет извлечь из этого большое количество преимуществ даже в рамках микробизнеса или небольшого предприятия. С внедрением данной технологии руководитель предприятия забудет о таких проблемах, как потеря или порча документов, долгая доставка документации до контрагента, потребность в найме дополнительных сотрудников для ведения архива и работы с бумагой и т. д. Все эти недостатки бумажного делопроизводства легко ликвидируются благодаря внедрению ЭДО: дело в том, что цифровой способ оборота документов подразумевает надежное хранение всей необходимой информации в облаке, что исключает перечисленные проблемы и открывает огромное пространство для новых возможностей внедрения и совершенствования других инновационных технологий.
Что твердо убедиться в том, что облачный документооборот может быть полезен даже в рамках малого бизнеса, необходимо выделить самые главные положительные моменты применения на практике такого процесса, как EDI, а именно:
- Существенная экономия средств на ведение архива данных. Этот пункт стоит выделять отдельно, хоть он и по большей части подразумевает уменьшение трудозатрат. Однако ликвидация лишних издержек в бизнесе — ключ к успеху и совершенствованию. В данном случае делопроизводство с применением цифровых технологий не только уничтожает потребность малого предприятия в отведении специального помещения для хранения бумажного архива, но и, в связи с этим, позволяет уменьшить штат сотрудников за счет снятия с должности людей, ответственных за ведение архива.
- Уменьшение ресурсных затрат, ведь обработка и поддержание процесса EDI не требует лишних усилий и обходится дешевле.
- Сокращает размер архива бумажной документации или устраняет его полностью.
Помимо всего этого, стоит подметить еще одно важное, но малозаметное положительное свойство ЭДО — при замене классического процесса на цифровой аналог упрощается доступ руководителя компании (и даже отдельных ответственных сотрудников) к полному архиву документации. Ведь чтобы посмотреть информацию из того или иного нормативно-правового акта, владельцу нужно только зайти в базу данных через специальную программу и посмотреть содержимое файла, не выходя из дома прямо из компьютера (например, после приобретения такой системы менеджер производства получает возможность заходить хранилище НПА через личный кабинет учета ЭДО, который очень часто носит название: uchet edo).
Более того, все операции с цифровыми версиями документов производятся при посредничестве оператора, а функция руководителя бизнеса в таком случае — направление пакета до контрагента. Функционирование системы EDI базируется на использовании специально отведенных для этой цели сервера, который, как правило, находится в полном распоряжении оператора.
Таким образом, все эти мифы — это всего лишь заблуждения, вызванные непониманием того, как работают инновационные бизнес-технологии. Несмотря на большое количество ложных сведений касательно цифрового делопроизводства, работать по ЭДО все же очень удобно и выгодно.
Электронный документооборот — это ключ к упрощению и автоматизации документооборота, который не только сокращает расходы, но и ускоряет бизнес-процессы. С его внедрением компании получают возможность минимизировать затраты, усилить контроль над данными и адаптироваться к современным требованиям цифровой эпохи.
Хотите узнать больше о том, как современные технологии могут преобразить ваш бизнес? Читайте другие полезные статьи в блоге компании «Синаптик» и начните свой путь к цифровой трансформации уже сегодня!
