Интеграция управленческих и бухгалтерских систем – это уже практически неотъемлемая часть эффективного современного бизнеса. Это связано с тем, что в условиях постоянных рыночных изменений и роста конкуренции, компании должны постоянно оптимизировать внутренние процессы: иначе удерживать свои позиции и развиваться просто не получится.
Однако делать это не так трудно, потому что современные системы дают все возможности для автоматизации рабочих процессов. Так, интегрированные бухгалтерия и CRM-система могут обеспечить бизнесу большую прозрачность финансовых потоков и высокий уровень контроля над ними. А это, в свою очередь, позволяет принимать более логичные решения.
Но для успешной интеграции нужно учитывать немало факторов – от совместимости ПО, до внесения изменений в организационную структуру компании и обучения сотрудников.
Основные возможности
Интеграция CRM и ERP, а также других финансовых и бухгалтерских систем дает бизнесу возможность автоматизировать многие процессы, сделать управление информацией более эффективным, и повысить прозрачность отчетности. Уже есть статистические данные, что 70% компаний, которые уже внедрили современные системы автоматизации и объединили их с другими инструментами, говорят о большом усилении операционной эффективности.
Что это такое?
Интеграция бухгалтерии, CRM и других финансовых или управленческих инструментов – это процесс объединения разных программных решений для ведения учета, формирования отчетности, анализа, и др. Она помогает исключить риск дублирования данных, упростить доступ к рабочей информации (для персонала), и свести количество ошибок до минимума.
Как правило, интегрируются ERP-системы автоматизации, CRM-системы и прочие, более специализированные бухгалтерские программы – через API либо другие типы интерфейса. Подходящий вариант объединения выбирается на основании конкретных условий бизнеса.
Преимущества
Интеграцию бухгалтерских систем можно смело назвать одной из важных стратегических задач для бизнеса. Потому что в числе ее главных плюсов находятся такие процессы, как:
- автоматизация, а значит, упрощение работы с монотонными и рутинными задачами – типа обработки первичных документов, записи транзакций, составления отчетов;
- уменьшение числа ошибок, вплоть до их полного устранения – за счет исключения «человеческого фактора» в ходе ручного ввода большого количества информации;
- снижение разных затрат – временных, за счет сокращения времени на обработку, и материальных, из-за избавления от части операционных расходов;
- ускоренный и упрощенный доступ к нужной информации – для ответственных за выполнение данной работы сотрудников;
- помощь в принятии обоснованных управленческих решений – системы интеграции предоставляют все необходимые для этого данные, включая результаты аналитики.
Кроме того, серьезным плюсом интеграции является повышение качества взаимодействия между различными подразделениями компании – между бухгалтерией, отделами продаж и закупок, логистическим отделом и др. Благодаря чему удается оперативнее реагировать на быстро сменяющиеся условия рынка, и достигать более значительных результатов работы.
Правила выбора
Выбор программного решения, которое интегрирует бухгалтерские системы с остальными бизнес-приложениями компании – это первый и главный этап его успешного внедрения. В процессе этого надо учитывать следующие критерии:
- совместимость – все попадающие в интеграцию системы должны быть в состоянии обмениваться информацией (через открытые API, совместимые форматы или др.);
- функциональность – она должна быть достаточной для того, чтобы поддерживать конкретную бизнес-модель на необходимом для эффективной работы уровне;
- масштабируемость – с возможностью быстрой адаптации к изменениям компании;
- безопасность – при передаче финансовых данных между соединенными системами;
- стоимость внедрения – с учетом ежемесячных платежей, постпродажного сервиса и других возможных затрат для полноценного использования систем.
Сейчас на рынке представлено немало программных решений, которые могут подойти под разные потребности бизнеса любого размера – от индивидуальных предпринимателей и до крупных компаний с собственной сетью филиалов. Также есть возможность использовать как готовые решения, так и индивидуально разработанное ПО, в зависимости от ситуации.
Этапы проведения
Для наилучшего результата интеграции следует пользоваться услугами профессионалов – они знают, как интегрировать бухгалтерские системы самым подходящим для конкретной компании способом, и с учетом ее текущего состояния. Этот процесс требует технических навыков, понимания актуальных бизнес-процессов и других специальных знаний, так что без сотрудничества с опытными специалистами в данном случае практически не обойтись.
Так или иначе, но интеграция требует соблюдения плана, в который обязательно входят:
- Тщательный анализ текущих потребностей бизнеса. В процессе этого определяется набор систем для интегрирования, а также перечень тех бизнес-процессов, которые требуют оптимизации.
- Подбор программного обеспечения. На основе полученных результатов анализа.
- Планирование. То есть, разработка подробного плана предстоящей интеграции, с учетом необходимых для этого технических решений.
- Внедрение новых систем и их одновременная интеграция с уже существующими в компании инструментами. При этом специалисты стараются делать так, чтобы уже текущие бизнес-процессы никак не пострадали, и их не пришлось переделывать.
- Проверка работоспособности. Для этого проводят специальные технические тесты, которые помогают выявить возможные ошибки и недочеты.
Также интеграция бизнес-приложений требует обучения сотрудников новым процессам – как правило, с привлечением сторонних экспертов и составлением детальных инструкций и методических материалов. После всех перечисленных этапов останется лишь следить за работой систем и, в зависимости от новых вводных, оптимизировать часть их процессов.
Однако стоит отметить, что интеграция – это не разовое мероприятие, а постоянная работа с регулярным обновлением и улучшением установленных инструментов. Кроме этого, все новые технологии и изменения в законах могут потребовать совершения дополнительных действий. Но плюс автоматизированных систем состоит в том, что они могут обновляться самостоятельно, поэтому сотрудники по-прежнему останутся освобождены от части задач.
Инструменты
Самыми распространенными для интеграции сейчас являются:
- API-интерфейсы – совместимы со многими современными бизнес-решениями;
- ETL-инструменты – извлекают, конвертируют и осуществляют перенос данных;
- готовые модули – для быстрого соединения с главными платформами интеграции.
Которыми являются специальные ресурсы для удобного соединения разных приложений.
Возможные риски
Несмотря на все достоинства этого решения, интеграция бухгалтерских систем способна привести к таким затруднениям, как:
- ошибки в настройке на начальных этапах – это может привести к потере данных, их искажению и другим сбоям в работе с информацией;
- неправильный подход к обучению сотрудников – при неверной подаче внедрения автоматизированных систем персонал может отнестись к этому негативно, начать саботировать использование новых инструментов и т. д.;
- попытки ускорить процесс интеграции – несмотря на то, что в случае некоторых компаний (например, крупного бизнеса) она требует длительной работы;
- замедление работы из-за неправильных действий при установке – что негативно отражается на общей производительности компании;
- нарушения в обеспечении безопасности данных – из-за которых могут возникнуть опасные для бизнеса уязвимости.
Чтобы исключить эти риски или, по крайней мере, свести их к минимуму, важно создавать стратегию интеграции бухгалтерских систем заранее – с рациональным анализом рисков, проработкой пошагового внедрения, и принятием решений по поводу обучения персонала.
Основные проблемы и их решения
Несовпадающие форматы данных
В разных бухгалтерских и финансовых системах могут использоваться и разные форматы хранения информации, а это ведет к ошибкам ее передачи, и необходимости дорабатывать часть процессов вручную. Что приводит к трате лишнего времени и ресурсов, и снижению продуктивности работы персонала. Поэтому надо разработать единые стандарты данных и провести их конвертацию: чтобы обеспечить корректность обработки информации. Иначе компании будут сталкиваться с постоянными проблемами при составлении отчетов, и т. д.
Повышенная сложность настройки
Каждая система автоматизации имеет свои особенности, для которых могут быть нужны более продолжительные этапы настройки и тестирования. К примеру, бывает, что ПО не поддерживает необходимый для интеграции функционал, и требует доработки. Из-за чего возникают задержки и повышенные расходы при запуске. Поэтому важно анализировать совместимость систем и сторонних решений заранее – тогда трудности будут исключены.
Нехватка квалифицированных сотрудников
Пока количество квалифицированных специалистов по финансовой интеграции остается небольшим. Что увеличивает риск появления ошибок при интеграции, может привести к неудачной настройке систем, потерям информации, лишним тратам и т. д. В связи с этим необходимо выбирать для интеграции проверенные компании, специалисты которых уже обладают всеми нужными знаниями и умениями. Именно такие работают в нашем штате.
Заключение
Интеграция бухгалтерских систем с другими бизнес-процессами в компании – это важный стратегический шаг, который может серьезно их оптимизировать и привести организацию к более высоким результатам работы. Если подойти к такому внедрению грамотно, бизнес получит множество преимуществ: повышение скорости обработки информации, снижение числа ошибок, улучшение качества финансовой отчетности, и даже уменьшение расходов.
Правильная интеграция позволяет максимально освоить ресурсы компании, и перейти на новый уровень развития. Но для этого требуется провести тщательный анализ и составить подробный план объединения систем, а также не забыть про тестирование установленных решений и обучение персонала. И тогда рост продуктивности бизнеса будет гарантирован.
Интеграция бухгалтерии, ERP и CRM может стать мощным рычагом роста для бизнеса, но только если реализована правильно. От совместимости ПО до изменения бизнес-процессов – каждую деталь важно проработать заранее, чтобы избежать рисков и извлечь максимум пользы.
🔹 Как понять, какая схема интеграции подходит вашему бизнесу?
🔹 Какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь?
🔹 Как сократить затраты на интеграцию и повысить эффективность?
Команда “Синаптик” проведет аудит ваших бизнес-процессов, подберет оптимальное программное решение и обеспечит бесшовную интеграцию всех систем. Мы специализируемся на разработке интеллектуальных ERP-решений для производственных компаний и знаем, как адаптировать технологии под ваш бизнес.
📩 Запишитесь на бесплатную консультацию – и мы покажем, как ваша компания может работать быстрее, эффективнее и без лишних затрат.
