Автоматизировать управление запасами: баланс между избытком и дефицитом

Основа работы любого предприятия – умение распределить запасы продукции, используя остатки на складе, торговых помещениях и новинки, выпускаемые производственными цехами. Балансируя между избытком и недостачей, удовлетворять потребительский спрос, не допуская накопления чрезмерного количества особенно скоропортящейся продукции, требующей особых условий хранения. Умение держаться середины – задача, к которой стремится бизнес на пути развития и автоматизация управления может помочь в этом.

Почему избыток и недостаток – это плохо

Продукция для реализации или материалов, используемых в производстве, должно храниться на предприятии достаточно, отклонения в ту или иную сторону несут убытки:

1. Избыток – когда у организации сохраняется чрезмерное количество вещей, не востребованных клиентами или ненужных для работы. Это готовая продукция, сырьё для изготовления, компоненты и иные предметы, которые можно продать или переработать в цехе. Излишки занимают место, при пересчёте остаются «грузом», хранение которого приносит затраты.
2. Недостаток – обратная ситуация, где для производства или прямой реализации у предприятия не хватает запасов. Отсутствуют материалы, компоненты и товары на складах, а возможности быстро пополнить нет. Это также приносит убыток из-за времени простоя – у клиентов нет возможности заказать недостающую вещь и стоит производство.

Оба состояния возникают как следствие слабой организации работы предприятия – руководство не знает, сколько и что хранится на складе и не может предсказать покупательский спрос.

Почему возникает избыток запасов

10 распространённых факторов, способствующих затовариванию (накоплению излишка) на предприятии:

1. Слабое прогнозирование спроса – приводит к переоценке востребованности.
2. Сезонная изменчивость – когда, заказав много сезонной продукции, предприятие потом не может всё реализовать.
3. Неверная оценка продаж и продвижения – завышенные ожидания от рекламной кампании, акций и распродаж.
4. Массовые закупки – использовав оптовые скидки, закупают больше материалов, чем требуется и спрос не покрывает издержек.
5. Задержки поставщиков – не исполнение оговорённых сроков поставки материалов, вследствие чего на складе хранится «неприкосновенный запас».
6. Изменение предпочтений покупателей – смена рыночных тенденций влияет на спрос, что нравится сегодня, утрачивает актуальность для клиентов.
7. Экономическая неопределённость – непредвиденные события влияют на экономику, вследствие чего накопившиеся запасы трудно продать.
8. Слабый контроль – не умея контролировать движения продукции на складе в реальном времени, руководители повторно заказывают уже имеющиеся вещи.
9. Ошибки заказов – дублирование, ошибки в оформлении или доставке, неверное количество.
10. Устаревшие или медленно оборачивающиеся товары – не востребованные покупателями, остаются на полках ненужными.

Новые технологии управления запасами не способны предугадать тенденции рынка, зато дадут основу – возможность следить за тем, что есть на складе, оперативно реагировать на покупательский спрос. Заодно корректировать рекламные акции, предлагая клиентам товары из накопившихся остатков.

Чем помогает автоматизация в управлении запасами

Автоматизация служит основой эффективного контроля над запасами. Исключает влияние человеческого фактора, ускоряя рутинные процессы. К примеру, система отслеживает движение остатков на складе, показывая информацию в реальном времени, проводить инвентаризацию не каждый месяц или неделю, а любой момент по запросу руководителя. Управлять логистикой удалённо.

Преимущества введения автоматизации:

• точность данных обеспечивается минимизацией ошибок учёта;
• экономия времени – выполнение и обработка операций происходят быстро;
• улучшение логистики – будут видны критические запасы на складе и движение товаров;
• прозрачность – информация об остатках всегда доступна.

Программное обеспечение не просто собирает, но и хранит данные о товарах с полным доступом, проводит анализ, сопоставляя продажи по разным временным отрезкам. Формирует прогнозы на будущие периоды. Системы как ERP легко интегрировать с остальными платформами, которыми пользуется компания и настраивать параметры под себя.

Прогнозирование спроса – как способ эффективно использовать запасы

Умение предугадывать покупательский спрос позволяет закупать лишь необходимое количество материалов и товаров, избегая лишних трат. Накопленные запасы занимают место и приносят убытки, а дефицит снижает оборот, т.к. клиенты не хотят ждать, предпочитая купить в другом месте. Технологии прогнозирования базируются на анализе данных, когда системы изучают прошлые продажи, актуальные тренды и сезонные колебания. Составляют прогнозы с учётом десятка факторов.

Руководитель может сам прогнозировать спрос, используя автоматизацию управления складскими запасами:

• Информацию, собранную CRM и ERP в анализе клиентских предпочтений.
• Искусственный интеллект поможет выявить закономерности, т.к. в системе сохраняются все продажи по датам. Видно, какие товары и когда были реализованы, за сколько времени. По запросу ИИ быстро формирует отчёты с графиками и таблицами, проводит сравнения воронок продаж.
• Настраивать обновления в прогнозах по мере изменения внешних факторов.

Точные прогнозы позволят сократить появление избытков до 25%, повысит конкурентоспособность предприятия, давая возможность быстрее реагировать на рыночные тенденции.

Программы управления запасами

Такие программные обеспечения уже не технологии, а проверенные инструменты, фундамент для развития любого бизнеса в условиях конкуренции, когда время играет ключевое значение. Ценится быстрота и качество, автоматизация существенно повышает производительность, выполняя 80% рутинной работы:

• учитывает остатки продукции;
• прогнозирует спрос, используя данные с продаж;
• оптимизирует закупки, снижая издержки по избыткам;
• улучшает логистику в организации складских процессов.

Руководитель сможет видеть, что происходит на складе – особенно удобно крупным компаниям, имеющим несколько таких помещений, торговые залы и цеха. Теперь вместо многочасовой инвентаризации и изучения накладных достаточно создать запрос в системе. Спустя максимум в минуту будет сформирован отчёт с полным списком имеющейся продукции, по категориям и количеству, показаны внутренние перемещения и остаток. Это позволяет быстрее принимать решения, заодно понимать текущее положение.

Разновидности ПО для автоматизации склада

В России существует несколько категорий программ, позволяющих управлять своими запасами, и каждая заточена под свои задачи:

Наименование	Особенности
ERP	Комплексные ПО с многопрофильным режимом контроля над всеми этапами деятельности – с закупок материалов до реализации и подсчёта прибыли. Например, «1С: управление торговлей» – логистика, складской учёт и анализ информации
WMS	Узкоспециализированные платформы автоматизируют лишь работу склада, как Логистика – WMS. Обеспечивает размещение товаров по отдельным категориям и полкам (с нумерацией и обозначенными индивидуально ячейками), внутренние перемещения. Ускоряет сборку и структурирует систему хранения. Когда в системе видно, где находится единица товара (Полка 4, ячейка 8 – пример), благодаря чему нужную вещь будет легко найти даже в большом помещении.
Прогнозирование спроса	Системы, использующие собранные данные прошлых продаж и инструменты аналитики для формирования точных прогнозов. К примеру, Forecast NOW! Сокращает излишки, увеличивая точность производимых закупок продукции
Облачные сервисы	Под предприятия малого или среднего звена предлагают доступные всем и простые инструменты как «МойСклад». Учитывает текущие запасы, ведёт продажи и онлайн управляет поступающими заказами

Какие функции должна поддерживать программа

Выбирая ПО для автоматизации склада и общих запасов, следует ориентироваться по рабочим функциям, среди которых наиболее полезны:

• учёт запасов товара – на складе, торговых залах и цехах;
• подсчёт размеров заказываемой партии – закупки;
• прогнозы будущих продаж;
• обработка поступающих заказов – приём, формирование и отправка готовых;
• учёт системой характеристик продукции – вид, расцветка, параметры (вес, размер), стоимость и отслеживание остатков потом;
• управление покупками новинок и реализацией – сколько продано единиц, сколько заказано и отправлено покупателям;
• оповещение руководство о том, какой продукции осталось мало и автоматический заказ;
• лёгкая интеграция с системами CRM, управлением складом и другими платформами;
• анализ данных о спросе – рентабельность товара, оборачиваемость, соотношении расходов на хранение и прибыли от продаж.

Немаловажно простота управления, чтобы ПО стабильно работало, лицензированный проект с регулярными обновлениями и наличие обратной связи с разработчиком для решения технических проблем (на всякий случай).

Как выбрать такую программу

Систем автоматизации на рынке достаточно и выбирая подходящую, стоит ориентироваться по ряду факторов:

1. Цена и рабочие функции. Разработчик обычно предлагает разные тарифы с полным функционалом по максимальной стоимости. Есть бесплатный период, позволяя клиенту установить ПО и на практике оценить функции. Если подойдут, уже выбрать пакет.
2. Техподдержка. Должна быть 24/7, связь по почте и телефону, в сети легко найти отзывы клиентов, уже купивших программу.
3. Удобство применения. Чтобы платформа была понятна не только айтишникам, а руководителю и его сотрудникам. В идеале наличие обучающего курса. В интерфейсе должны отображаться подробные данные о товарах – наименование, время приобретения, параметры, доставка и место хранения (складской «адрес»), учёт спроса и сезонность.
4. Дополнительный функционал. Подсчёт общей суммы текущего заказа, какими товарами можно заменить при отсутствии основного, распределение по фурам и контейнерам, рекомендованные условия доставки (тара, время).
5. Учёт по акциям и сезонам. Система автоматически подсчитывает коэффициенты при запуске акции, время высокого или низкого сезона.
6. Аналитика. Отображает упущенные продажи, изучая работу поставщиков и эффективность рекламной кампании, прошлые сезоны, прибыль с акций и распродаж.
7. Кроссплатформенность. Идеально подобрать программу, что будет работать на ПК и мобильных устройствах с сохранённым функционалом, включая удалённый доступ через облако.
8. Бесперебойная работа. Любые зависания и «глюки» принесут потери, желательно взять систему, активную 24/7.
9. Возможность настройки параметров и доработки. Стандартный вариант пусть даёт 60-70%, но часто нужны дополнения под нужды компании.

Слишком дорогие решения тоже не рентабельны, хоть эффективность ПО покроет затраты быстро.