Описание
ТРЦ «Пульсар» проводит различные образовательные мероприятия как на региональном, так и на всероссийском уровнях. Им необходимо оперативно обрабатывать большое количество заявок, собирать документы участников и управлять информацией о проведении мероприятий. Разрабатываемая система должна поддерживать различные типы пользователей, включая сотрудников, преподавателей и участников мероприятий.
Проблематика
ТРЦ «Пульсар» столкнулся с рядом сложностей при организации мероприятий, которые мешали их эффективной работе и росту.
- Много однотипных задач и бумажной работы: Текущая система на базе WordPress не поддерживала автоматизацию. Всё приходилось делать вручную - это занимало много времени и увеличивало количество ошибок.
- Низкая масштабируемость: При увеличении числа пользователей система не справлялась с нагрузкой, её работа сильно замедлялась.
- Отсутствие интеграции: Система не могла обмениваться данными с внешними платформами, такими как «Сириус», что мешало эффективной работе.
- Неудобный интерфейс: Процесс регистрация и подачи документов были очень сложными и отнимали много времени, что раздражало пользователей и перегружало техподдержку.
- Низкий уровень безопасности: Система не обеспечивала надежную защиту данных пользователей.
- Разрозненный интерфейс: Формы и элементы управления не были стандартизированы, что усложняло работу с системой.
Все эти проблемы мешали эффективной работе и росту.
Цель
Создать автоматизированную информационную систему (АИС), которая позволит управлять всеми аспектами организации мероприятий: от подачи заявок и обработки документации до мониторинга и оперативного управления конкурсами и образовательными программами.
Задачи
- Обеспечить надежное хранение информации и доступ к данным для большого числа пользователей.
- Разработать систему подачи заявок и автоматизации документооборота.
- Обеспечить интеграцию с внешними системами, такими как «Сириус».
- Сократить административные затраты и повысить производительность сотрудников.
- Создать интуитивно понятный интерфейс для всех типов пользователей.
- Поддержать гибкость и масштабируемость системы для работы с растущими объемами данных.
- Сделать редизайн существующего сайта, в который вшита система.
Что мы сделали
- Анализ и корректировка ТЗ: Изначальное техническое задание задание не соответствовало реальным задачам, и мы его составляли с нуля вместе с клиентом.
- Прототипы и дизайн: После нескольких итераций был согласован финальный вариант интерфейса, создано прототипирование системы.
- Интеграция и автоматизация: Разработали АИС с возможностью подачи заявок через сайт, автоматической обработкой документов и интеграцией с внешними системами.
- Масштабируемость и безопасность: Система была спроектирована с учетом роста числа пользователей и включала защиту данных.
- Дополнительные задачи: Были внедрены дополнительные меры безопасности, такие как установка противопожарных дверей и видеонаблюдение.
Результат
Новая система автоматизировала ключевые процессы подачи заявок и обработки документов, что сократило затраты времени сотрудников на 18% и позволило сэкономить до 16% ресурсов, ранее затрачиваемых на административные задачи. Более 50 сотрудников прошли обучение и сразу начали работать с новой системой. Удовлетворенность пользователей увеличилась на 37%, а количество обращений в техподдержку снизилось вдвое.