Как правильно выбрать программное обеспечение, которое можно будет использовать для управления персоналом: критерии выбора, главные секреты и полезные рекомендации

Сфера деятельности любой производственной организации, которая именуется управлением персонала (сокращенное английское название Human Resources, сокращенно HR), является неотъемлемым аспектом функционирования бизнеса. Работники предприятия, нуждающиеся в контроле со стороны HR-менеджеров, получают от людей, занимающих нижестоящие должности, конкретные задачи и поручения, которые они должны выполнить за одну рабочую смену или любой другой установленный промежуток времени.

Но современные крупные бизнесы в большинстве случаев отказались от такого традиционного надзорного метода осуществления управления персоналом — на смену им пришли различные программные обеспечения и другие инновационные решение, которыми можно с легкостью заменить управленческий человеческий труд и повысить автоматизацию процессов внутри организации.

Тот факт, что крупные разросшиеся компании и даже средние бизнесы активно используют на практике возможности современного программного обеспечения для выполнения HR-функций, никого уже не удивит. А вот как выбрать из огромного числа заманчивых предложений именно тот программный продукт, который в наибольшей степени будет удовлетворять потребности конкретного бизнеса — та еще задача, решение которой будет сигнализировать о достижении большого успеха. Ведь выбор эффективных инструментов для управления не является самим по себе гарантией того, что их применение позволит извлечь из предприятия большое количество прибыли. Гораздо важнее в данном аспекте следить за совместимостью выбранного программного обеспечения с уже сложившейся ИТ-инфраструктурой бизнеса, а также за тем, чтобы выбранный продукт в полной мере удовлетворял текущие потребности производственной компании.

Многие HR-менеджеры прекрасно это понимают, поэтому самые топовые из них уже давно привыкли выбирать сходу именно те HR-программы, которые будут не только хорошо смотреться на фоне того или иного бизнеса, но и работать с целью улучшения его производственных показателей. К выбору программного обеспечения для осуществления управленческих функций в автоматизированном режиме нужно подходить с особой осторожностью и вниманием, так как от его правильности будет зависеть конечный результат и эффект от применения возможностей системы на практике. В этой статье разберем ключевые факторы, на которые следует в первую очередь смотреть при выборе управленческого ПО, а также другие нюансы, аспекты и рекомендации для избежания ошибок и грамотного приобретения.

Аналитика и отчетность в HR-системах

Под термином HR-аналитика подразумевается совокупность процедур, направленных на получение информации о персонале компании, ее обработку, аналитику и предоставление в конечном удобно читаемом виде. Это делается с целью упрощения процессов принятия управленческих решений, ведь HR-менеджерам удастся гораздо быстрее, удобнее и комфортнее работать с уже собранными, изученными и детально проработанными данными, уже на основании которых получится осуществлять множество других важных задач и, главное, принимать абсолютно верные и взвешенные решения.

Кроме того, в сфере управления персоналом существуют также и такое понятие, как HR-отчетность. Оно может интерпретироваться как совокупность мер, направленных на определение степени соответствия полученных результатов (в ходе деятельности персонала предприятия) тем целям, которые были установлены руководством перед началом производственных работ. Это соответствие можно представить никак иначе, кроме как в виде показателей — им конечные результаты функционирования бизнеса в идеале должны соответствовать, следовательно, чем выше это соответствие, тем эффективнее справились со своей работой квалифицированные кадры предприятия.

Одновременно с этим отчеты могут относиться и немного к другой области, например, к расходам. Среди таких расходов встречаются траты на выдачу зарплаты работникам производственной организации, пособия, текучесть кадров, образовательные процессы, процедуры повышения уровня квалификации и смены рода деятельности (переобучения), перераспределение бюджета, из которого выделяются средства на выплату заработной платы рабочим, прогулы по уважительным причинам и т. д. Все это в совокупности можно назвать одним словом — HR-отчетность. За формированием и состоянием отчетности непрерывно следят все те же управленцы производственной компании. Другими словами, HR-менеджеры — специалисты из области управления персоналом.

Безопасность данных в HR-системах

В нынешних реалиях сферы бизнеса безопасность данных в HR-системах обеспечивается при помощи инновационных методов и средств конфиденциальности. Среди них выделяют два вида современных технологий, пользующихся особенным спросом среди предпринимателей: криптография и блокчейн.

Криптография — это надежный инструмент повышения конфиденциальности и степени защищенности данных, с помощью которого удастся наладить шифр передаваемой информации, контролировать доступ к тем или иным сведениям. Применительно строго к управленческой сфере криптография может рассматриваться также в качестве надежного средства для обеспечения высокой степени защищенности личных данных, которыми обмениваются друг с другом менеджеры компании или другие сотрудники посредством переписок.

Блокчейн, представляя собой распределенную систему хранения или передачи сведений, дает возможность создавать цифровой след, который невозможно изменить, а следовательно, подделать или как-то фальсифицировать. Это говорит о высоком уровне надежности и безопасности данного метода защиты конфиденциальной информации, поэтому он может быть смело использован в качестве хранилища личных сведений о специалистах организации.

Помимо всего прочего, говоря о безопасности данных в системах управления, стоит упомянуть и про важнейшие советы, которым рекомендуется следовать в целях обеспечения еще большей степени защищенности от рисков утечек или взломов кибермошенников. Главный среди них — заняться определением по-настоящему ценных активов, чтобы понять, какой именно массив информации представляет для бизнеса наибольшую ценность и что ее ни в коем случае нельзя терять. После этого не лишним будет провести анализ вероятных рисков, а для укрепления уже сформированного скелета безопасности позаботиться о разработке индивидуальной политики безопасности данных.

Отличными профилактическими мерами на таком сложном пути станут дополнительные образовательные процедуры для персонала, чтобы его члены не только были в курсе событий, но и каждый из них понимал, о чем именно идет речь, когда разговор заходит об обеспечении информационной безопасности в HR-системах. Кроме того, стоит напомнить о том, что мошенники после первой неудачи взлома хранилища с конфиденциальными данными бизнеса не сидят на месте, а пробуют на практике все новые и новые методы обмана системы день за днем. Это наталкивает предпринимателей на необходимость регулярной смены политики защиты секретной информации, которую нужно проводить настолько часто, насколько важными являются оберегаемые сведения.

Гибкость и масштабируемость HR-программ

У любой производственной компании, которая имеет в своем составе персонал работников, кадровые процессы будут уникальны и совершенно не похожи, к примеру, на ситуацию в бизнесе конкурента. Исходя из этого, получится сказать, что гибкость и масштабируемость HR-программ — это не только ключевые показатели успешности организации в долгосрочной перспективе, но и те отличительные черты бизнеса, на которые в первую очередь стоит обращать внимание при выборе того или иного HR-программного обеспечения (другими словами, программный продукт должен подбираться под конкретный бизнес с учетом всех особенности его кадровых процессов, а также с расчетом на то, что специализацию деятельности компании придется быстро и сильно менять в зависимости от переменчивых условий рынка).

Но чтобы стало понятнее, что именно имеется в виду, когда упоминаются такие термины, как гибкость и масштабируемость, следует разобрать значения этих слов по отдельности. Так, под масштабируемостью HR-сервисов подразумевается важное качество программного обеспечения, которое позволяет с течением времени увеличивать объемы обрабатываемой информации и нагрузку на пользователей.

Гибкость HR-систем интерпретируется по-другому и представляет собой некий показатель того, насколько пластическим является характер изменения настроек той или иной системы (присутствует ли возможность отключения или, наоборот, подключения дополнительных модулей тогда, когда это становится необходимо. Вопрос в том, можно ли путем продолжительных копаний в настройках ПО создать требуемую комбинацию и набор задач, которые будут удовлетворять резко изменившимся потребностям бизнеса, станет ли возможным корректировать настройки аналитики и отчетности под особенности функционирования конкретной компании и пр.

Интеграция HR-систем с ERP и бухгалтерскими системами

С целью упрощения хранения, систематизации информации обо всех сотрудниках организации, не допуска дубляжа одних и тех сведений, а также предотвращения рисков возникновения ошибок львиная доля предпринимателей стремится поскорее внедрить в свой бизнес-симбиоз из программных обеспечений. В него по классике входят ERP-продукты, бухгалтерские системы и само HR-решение. Такой подход к работе с информационными системами может стать для бизнеса очень выгодным, так как в результате этого получится добиться больших преимуществ. Например, снизить затраты и обзавестись должным уровнем оптимизации управленческих процессов, увеличить степень удовлетворенности специалистов, трудящихся в стенах предприятия, и многое другое.

Однако, прежде чем начать высчитывать конкретные показатели повышения эффективности и выгодность данного комбо ПО, следует внимательно разобраться с тем, а какие существуют методы интеграции HR-систем с ERP и бухгалтерскими системами.

Одним из наиболее эффективных и самых рабочих методов интеграции управленческой системы с другими (ERP и бухгалтерскими) является применение на практике возможностей API-интеграции. Она может стать отличным решением для бизнесов, у которых хромают аспекты гибкости и масштабируемости, так как за счет такого подхода удастся добиться огромного количество возможностей и вариаций настройки процессов. Вообще, API-интеграция — это инструмент для быстрого и качественного обмена информацией в режиме онлайн (при необходимости удастся прибегнуть к двухстороннему обмену).

Причем здесь наблюдается отличная своевременная синхронизация с нулевым временем ожидания, которое уходит лишь на удовлетворение минимальной задержки. Из недостатков API-внедрения выделяют сложности в управлении и обслуживании, ведь за такой моделью интеграции требуется глаз да глаз: придется нанимать специалистов для непрерывного мониторинга и контроля, среди главных рабочих обязанностей которых будет постоянная слежка за появлением ошибок при обновлении систем и своевременное их устранение (в лучшем случае недопуск их возникновения).

ETL (Extract, Transform, Load). Альтернативная методика, также широко используемая для интеграции HR-систем с ERP и бухгалтерскими решениями заключается в сборе данных из одного ПО, последующем изменении формата их представления и, в конечном счете, заливания тех же самых сведений в базу данных следующего программного обеспечения. Среди негативных моментов использования специалисты отмечают тот факт, что подход требует проведения процедур регулярного обновления систем, что для многих преимущественно крупных бизнесов может считаться крайне недопустимо. Зато ETL (Extract, Transform, Load) подходит для частых транспортировок массивов данных от одного получателя к другому.

Как выбрать HR программное обеспечение для роста компании

Плавно подходя к решению вопроса, касающегося правильности выбора программного обеспечения для тех или иных нужд бизнеса, следует заранее обозначить, что процедура выбора будет осуществляться с упором на конкретный перечень критериев. Эти критерии будут разниться в зависимости от того, какой именно специфики требуется к приобретению программный продукт. В рамках этого пункта будут рассмотрены тонкости подбора HR-решения для производственной компании, которая планирует за счет внедрения новой системы вывести свое развитие на новый уровень, тем самым обеспечив ее стабильный рост и совершенствование.

Выбор HR ПО для роста бизнеса опирается на такие критерии, как стоимость, функциональность, масштабируемость, комфорт использования, поддержка и обновления, интеграция.

Как выбрать HR-систему для автоматизации процессов

При выборе HR-системы для перевода бизнес-процессов на автоматический режим выполнения следует обращать внимание на следующие критерии: интеграции, стоимость разрешений и лицензий, открытый исходный код, юзабилити и установка.

Как выбрать программное обеспечение для управления персоналом

Программное обеспечение для управления рабочими кадрами выбирается с учетом таких важных критериев, как ключевые задачи, локальный или облачный тип системы, размер производственной компании, финансовые возможности и гибкость бюджета, уровень совместимости с прочими IT-решениями из существующей ИТ-инфраструктуры бизнеса.

Общие критерии выбора HR-системы

Выше были названы главные критерии выбора HR программных обеспечений в зависимости от того, какие именно цели преследует бизнес путем совершения такого приобретения. Но многие руководители производственных предприятий могут запутаться даже в том, как выбрать универсальную HR-систему, закрывающую в равной степени сразу несколько ключевых аспектов компании. Поэтому общие критерии выбора программных разработок для реализации управленческих функций можно представить в виде такого обобщенного списка критериев:

1. Поддержка и обновления.
2. Стоимость.
3. Функциональность.
4. Перспективы для дальнейшего роста и развития.
5. Возможности интеграции.
6. Безопасность данных, степень защищенности информации от киберугроз.
7. Простота эксплуатации.

Таким образом, чтобы выбор качественного программного обеспечения HR был выполнен верно и безошибочно, нужно внимательно проанализировать все предложения на рынке, отобрать наиболее выгодные и привлекательные из них, а уже потом (к примеру, из топ-10 приглянувшихся вариантов) последовательно прогнать их по этим критериям. После проведения сравнительного анализа, который лучше всего будет доверить реальному профессионалу их этой сферы, следует отбросить все лишнее и выделить одно единственное HR программное решение, являющееся для конкретного бизнеса тем самым вариантом, наиболее приближенным к идеалу.

Основные функции программного обеспечения для HR

В управленческой сфере функционирования бизнеса программное обеспечение должно обладать следующими функциями:

1. Проведение организации расписания.
2. Обеспечение автоматизированного протекания процессов, связанного с примитивными финансовыми операциями, такими как расчет зарплаты.
3. Задачи рекрутинга и найма специалистов.
4. HR-аналитика.
5. Использование хранилищ, в которых размещается личная информация о каждом члене персонала предприятия.
6. Предоставление эффективных образовательных программ, по которым рабочие смогут обучаться и повышать уровень своей квалификации.
7. Мониторинг и оценка производительности.

Качественное программное обеспечение становится хорошим решением для HR только в том случае, если в нем хотя бы присутствуют названные выше базовые функции.

Поддержка и обслуживание HR-программ

Поддержка и обслуживание HR-систем базируется на регулярном совершенствовании инструментов, а также других возможностях для более эффективного ведения бизнеса, к примеру, абонентском сопровождении или техподдержке, которая существует и функционирует в данный момент.

Таким образом, поддержка и обслуживание HR-программ — это еще один критерий, который требуется учесть при выборе той или иной системы на долгосрочную эксплуатацию в бизнесе. Качественное программное решение для выполнения управленческих задач предоставляется теми поставщиками, которые относятся к своей работе с большой ответственностью и потому включают в аспекты поддержки и обслуживания такие дополнительные услуги, как круглосуточные консультации клиентов, а также своевременное удовлетворение запросов пользователя.

Рекомендации по выбору программного обеспечения для HR

Ранее уже было сказано, что при выборе того или иного HR-решения следует в первую очередь обращать внимание на то, насколько сильно приглянувшийся программный продукт соответствует базовым критериям. Теперь следует обратить внимание на другие советы, касающиеся грамотного подбора программного обеспечения для управления персоналом:

1. Сравнивать все предложения между собой не в общих чертах, а по конкретным показателям, чтобы наилучшим образом выявить сильные и слабые стороны каждого из видов.
2. Запросить возможность тестирования или получения пробного периода, чтобы понять, как будет себя чувствовать конкретное программное обеспечение в рамках именно этого бизнеса.
3. Правильно планировать бюджет, а также держать в запасе достаточное количество денежных средств, которые могут внезапно потребоваться после внедрения ПО и возникновения, в связи с этим необходимости устранения аварии или неполадки.
4. Оценить уровень поддержки и качество обновлений.
5. Определиться с потребностями, которые планируется удовлетворить путем внедрения той или иной HR-системы.
6. Заранее спланировать внедрение программной разработки, сформировав целый план действий, где будет расписано все от и до, как будет интегрироваться ПО, с чьей помощью и т. п.
7. Провести оценку результатов, которые удастся добиться после успешного подключения HR программного обеспечения к единой системе IT-инфраструктуры компании.

Таким образом, помимо важности соблюдения главных критериев выбора, удалось выделить еще целый ряд полезных советов и рекомендаций, которые могут стать отличными наставниками на пути в подбору идеального программного HR-решения для бизнеса.

Удобство использования HR-систем

Существует два типа HR программных обеспечений: комплексные системы или специализированные решения. Первые могут предоставить управленцам после собственного внедрения удобный пользовательский опыт, а вторые отличаются простотой, удобством и комфортом эксплуатации на всех этапах с момента непосредственной интеграции.

Правильная HR-система — это не просто электронный табель и расчёт зарплаты. Это инструмент, который помогает бизнесу масштабироваться, принимать обоснованные управленческие решения и удерживать сильную команду.

«Синаптик» разрабатывает и внедряет интеллектуальные HR-модули, полностью интегрированные с ERP и управленческим учетом. Мы подбираем решение под ваш бизнес, а не наоборот — чтобы автоматизация действительно приносила результат.

👉 Хотите понять, какая система подойдёт именно вашему производству?
📩 Оставьте заявку на бесплатную экспресс-диагностику — и получите рекомендации по HR-автоматизации от экспертов.