Как выбрать программное обеспечение для автоматизации финансов

Учёт финансов важный аспект ведения бизнеса и автоматизированные сервисы существенно упрощают задачу, избавляя от необходимости выполнять рутинные процедуры вручную. Что экономит время, заодно улучшает результат, исключая риск допущения ошибок человеком. Существуют разные платформы, и чтобы выбрать подходящую, стоит понять критерии, на которые опираться, не только функциональность, цена и безопасность.

Как работает автоматизированный финансовый учёт

Разбирая простым языком, автоматизация учёта – применение конкретных программ и ряда сервисов, способных оптимизировать денежные операции. Осуществить распределение бюджета по расходам – на закупку, выплату зарплаты и налоговые отчисления, оставлять неприкосновенный остаток, сводить баланс по итогу. Хранить получаемые сведения для составления отчётов, где будет видно, сколько денег было заработано в текущий период, сравнить с прошлым.

Автоматизация учёта помогает:

• собирать и хранить информацию о финансах на общей базе;
• минимизирует ошибки и недочёты, оперативно выявляя нестыковки;
• ведёт самостоятельно аналитику, составляет статистику и отчёты руководству, госучреждениям и инвесторам;
• делает учёт прозрачным и более простым, позволяя контролировать работу сотрудников, уровень их эффективности и добросовестности;
• хороший помощник в планировании, постановках целей и реализации;
• выявляет «слабые места» бизнеса, возможности сэкономить, уменьшая ненужные траты;
• найти более выгодные сделки и продукты, анализируя расценки от разных поставщиков.

Стратегически решает несколько проблем – экономит деньги предпринимателя, быстро окупив затраты на приобретение пакета, внедрение и обучение сотрудников. Эти расходы восполняются функциональными возможностями платформы, позволяя снизить нагрузку с тех же финансистов. Программе требуется участие людей, они направляют рабочие процессы, распределяют полученные данные, но уже не вводят информацию вручную, что экономит время. Теперь вместо рутинных обязанностей сотрудники выполняют другие, более значимые и эффективные. Заодно минимизируется появление ошибок как неизбежного влияния человеческого фактора, что немаловажно для учёта финансов, где любая опечатка приводит к нестыковке итогового баланса.

Автоматизация позволяет отслеживать положение дел в процессе, получая отчёты сейчас, хоть каждый день, из свежих данных, включая те, что будут направлены госучреждениям для согласования. Снижает ошибки и случаи краж среди сотрудников, т.к. систему обмануть сложно, любые действия будут сохранены.

При многих плюсах технологий, есть случаи, когда лучше отложить внедрение – при запуске предприятия «с нуля». Первые недели и месяцы работы руководитель только создаёт процессы, не зная пока ни объёмов продаж, ни суммы бюджета или количества транзакций. Пока неясно ещё, какой функционал ПО ему потребуется и список задач, возлагаемых на автоматизацию, ещё формируется.

Категории программ автоматизации

В сферах малого или среднего бизнеса предприниматели или их сотрудники чаще используют эти варианты:

MS Excel, Google	Платформы по 1C	SaaS
Электронные таблицы упрощают учёт и выполняют расчёты значений по простым формулам	Настоящие программы с полным функционалом куда большим, чем нужно. Как «1С: Бухгалтерия» или «Бит.Финанс»	Сервисы под малый бизнес – учёт денег, создание отчётностей и иные операции, например, «Финансист»

На что стоит опираться, выбирая продукт?

Если рассматривать три вышеописанных примера, то для выбора ПО для бухгалтерии важны следующие факторы:

Электронные таблицы	Платформы по 1С	Облачные сервисы
Удобство применения
Простой интерфейс, достаточно понимать действие формул и ввода информации в таблицы	Структура сложная, много вкладок и операций, новичку потребуется обучение	Сервис понятный даже детям, ориентирован на самого пользователя. Приятная визуализация
Методология
Пользовательская, в сети есть готовые шаблоны, можно подобрать под специализацию компании	Продумана заранее, есть внутри системы. Человек может поменять настройки частично	Расширяется в процессе применения и дополняется разработчиками. Можно менять настройки
Сферы учёта
Ограничений нет, человек сам определяет нужные	Широкий диапазон, от простого учёта операций на складе, до производства	Часто простые – продажи и деньги, в отдельных сервисах – закупки, проекты
Составление отчётов
По проектам и структуре, что выстроит сам пользователь	Даёт много информации – подробная отчётность по датам, операциям, участкам	Минимум необходимого для бизнеса – движение средств, прибыль, баланс
Планирование
Хороший инструмент планирования, можно создать платёжный календарь и указывать бюджет	Функционал отличается по версиям платформы – либо отсутствует, либо наличие платёжного календаря с шаблонами бюджетов	Развитый функционал, легко планировать расходы, считать прибыль, сводить баланс и следить за остатком. Не везде есть
Сроки внедрения в компанию – малый бизнес
1-2 недели	1-3 месяца (с обучением)	2-4 недели
Преимущества
Бесплатные сервисы Доступный софт Неограниченная свобода – нет шаблонов и моделей, пользователь сам настроит параметры под бизнес	Масштабное покрытие по учётным участкам Проработана методология Пользователь лишь частично может изменить настройки Программистам легко доработать функционал	Быстрота внедрения Красивый визуал и удобный интерфейс, почти не требует обучения Технология «Конструктора» с большим простором менять настройки Можно работать нескольким юрлицам Небольшая стоимость, доступны несколько продуктов в одном
Недостатки
Стандартные формулы Медленно обрабатывает большие объёмы данных Влияние человеческого фактора из-за ручного введения информации Трудоёмкая консолидация, если используют несколько юрлиц одновременно Неподтянутые цифры	Перегруженный интерфейс Много возможностей, не слишком подходящая под бизнес отчётность Внедрение иного функционала могут проводить только мастера	Участки для учёта ограничены, не каждому типу бизнеса подойдёт имеющийся функционал Невозможно индивидуально подогнать интерфейс под себя
Цена
Софт бесплатный, платят специалистам, внедряющим платформу и за настройку	Цена программы плюс оплата работы программистов и обучение	Цена программы, часто легко настроить самому после установки

Популярные программы

Выбирая программное обеспечение для финансов, следует сначала представить список задач для платформы – что именно предприниматель хочет получить. Хороший «калькулятор», аналитика с кассиром и нужен полный функционал? Насколько удобно будет подстраивать интерфейс под себя, понадобится ли обучение персоналу после внедрения, сколько времени это займёт, вызовет ли длительные простои. На рынке хватает цифровых инструментов, причём, у большинства ПО есть бесплатный тестовый период, что поможет присмотреться к сервису, заодно опробовать в деле.

1С: Управление холдингом

Востребованный сервис с функционалом автоматизации большинства бизнес – процессов, включая обработку денежных операций и управление. Идеально подходит масштабным предприятиям с несколькими филиалами и сложной структурой или для управления с общего центра несколькими организациями. Собирает финансовые процессы на платформе, наглядно показывая движение средств по суммам, остаток и аналитику, ведёт статистику и служит цифровым посредником, быстро передавая информацию онлайн.

Через 1С можно управлять текущими платежами, планируя будущие расходы, указывать маршруты согласования поступающих заявок, погашать своевременно задолженности, ставить лимиты по тратам и пр. Планирование бюджета, РСБУ и инвестиций, налоговые платежи. Для эффективного внедрения программы понадобится специалист, самостоятельно разобраться в нюансах непросто.

ПланФакт

Онлайн – сервис, доступный в браузере, где пользователь после регистрации открывает личный кабинет. Простой интерфейс, удобно пользоваться и отлично подойдёт владельцам малого бизнеса, впервые внедряющего цифровые технологии. У платформы большой функционал, включающий:

• интеграция с маркетплейсами, 1С платформой, счетами и банками;
• финансовый учёт со статистикой (разбивка платежей, фильтры и лимиты);
• платёжный календарь с напоминаниями;
• уведомляет об ошибках или нестыковках внутри отчётов;
• свой Телеграм – бот и пр.

ПланФакт легко настроить и без специалиста. Из недостатков – не подойдёт предприятиям с небольшой линейкой продукции и крупному бизнесу, где нужен подробный анализ цепочки движения товаров.

БИТ.ФИНАНС

Гибкая, надёжная многофункциональная платформа с удобным интерфейсом, способная практически 100% контролировать движение финансов:

• формирование бюджета на предприятии с согласованием БДР и БДДС системами;
• создание отчётов руководству, статистика;
• приёмка заявок клиентов для оплаты;
• разработка графиков платежей с последующим контролем;
• согласование договоров, график движения средств и пр.

Установка с внедрением платформы занимает с 3 недель и больше, ускорит процесс наём специалистов и обучение персонала. БИТ.ФИНАНС как дополнение к 1С и работает вместе, не отдельно.

ФинГрад

Хороший инструмент ведения учёта для сферы малого или среднего бизнеса – просто внедрить без программирования и легко синхронизировать с иными технологиями. Система записывает все проводки в двойном формате и быстро обрабатывает поступающую информацию. Недостатки – автоматизирует лишь финансовые операции, интерфейс «скучноват», напоминает Excel.

Финансист

Удобный сервис, где можно просматривать финансовые данные на экране наглядно, вести учёт, подмечая нюансы, формировать статистику и управлять бюджетом. Планировать будущие затраты и вложения, подойдёт владельцам малого или среднего бизнеса, отошедшим от Excel. Кто готов потратиться на установку настоящих технологий автоматизации, развиваться и увеличивать охват. Финансист легко настраивается под особенности предприятия, содержит фильтры для формирования отчётности, нужной руководителю. Доступно составление платёжного календаря, сравнение доходности от проектов, выявление нестыковок в финансах и пр.

Синхронизируется с другими сервисами данные загружаются в 80% автоматически, что исключает ошибки. Недостатки – не подойдёт ИП и компаниям с патентным налогообложением. Новичкам, впервые открывающим возможности Финансиста, будет сложно разобраться сразу и оценить эффективность функционала, зато есть обучение в демоверсии.