Как выбрать оптимальную бухгалтерскую программу для малого бизнеса

Появление множества специализированных программ и сервисов для ведения бухгалтерского учета стало настоящим спасением для малого бизнеса. В силу объективных причин и специфики деятельности небольшим компаниям и ИП не нужны сложные технические решения и программные продукты. Обычно они выбирают простое и недорогое или даже вовсе бесплатное ПО, призванное автоматизировать основные операции, выполняемые бухгалтером, помочь с ведением учета, подготовкой обязательной отчетности.

Какие бывают бухгалтерские программы для малого бизнеса, на что обратить внимание при выборе оптимального решения рассмотрим в нашей статье.

Бухгалтерские программы и сервисы – что это?

Как выглядела работа бухгалтера еще 15–20 лет назад: специалист с профильным образованием ежедневно работал с огромным количеством документов, вручную заполнял бухгалтерские реестры и учетные книги, лично ходил в налоговую и различные фонды для сдачи отчетности.

Сегодня бухгалтерам живется проще. На отечественном IT-рынке представлено немало специализированных программ для ведения бухучета: известная всем и каждому 1С.Бухгалтерия, сервисы СБИС-Бухгалтерия, БухСофт и др. Сотрудники заносят информацию в базу и контролируют правильность заполнения деклараций, составления отчетности, выполнения многих других операций. Для использования такого ПО, как правило, достаточно начальных знаний, что позволяет предпринимателям, в том числе самостоятельно вести бухгалтерский и налоговый учет после прохождения соответствующих курсов.

Задачи бухгалтерских программ для малого бизнеса:

• Экономия времени и ресурсов. Внедрение сервисов способствует автоматизации повторяющихся и рутинных операций, которые ранее выполнялись вручную. Например, это может быть заполнение налоговых деклараций, подготовка первичной документации: товарно-транспортных накладных, актов выполненных работ и т. д.
• Уменьшение ошибок. Программные алгоритмы исключают опечатки и недочеты, связанные с пресловутым человеческим фактором. К тому же использование ПО помогает более четко и полно соблюдать требования законодательства: автоматизированные системы отслеживают сроки сдачи отчетности, самостоятельно рассчитывают налоговые показатели, формируют отчетность по утвержденным формам. Все это позволяет избежать штрафов и других санкций со стороны контрольных и надзорных госорганов.
• Ведение аналитики. Функционал многих бухгалтерских программ не ограничивается лишь учетом и базовыми операциями. Они также рассчитаны на ведение управленческого учета, анализ денежных поступлений и расходов для прогнозирования дальнейшего развития компании, поиска доступных способов экономии ресурсов.

Главная фишка всех популярных программ для ведения бухгалтерии в небольших компаниях – простой и интуитивно понятный интерфейс, ясное планирование повседневной работы, напоминание обо всех важных сроках и задачах.

Какие бывают бухгалтерские программы?

Своевременный и детализированный учет всех хозяйственных операций — это обязательное условия ведения бизнеса независимо от его масштабов и сферы деятельности. Информация необходима для только для налоговой, но и для принятия предпринимателем обоснованных и продуманных управленческих решений.

В общем виде функционал и возможности специализированного ПО для малых предприятий включает:

• Автоматизированный расчет страховых взносов и налоговых платежей не только за ИП, но и его сотрудников;
• Контроль сроков сдачи отчетности, пересечения налогов и сборов;
• Формирование и отправка отчетности в госорганы;
• Ведение электронного документооборота;
• Расчет заработной платы, больничных, отпускных;
• Сверка с ФНС и контрагентами.

Но при всей схожести, имеются между программными продуктами доступными для небольших компаний и различия. Условно все актуальные предложения можно сгруппировать по двум критериям – формат ПО и его стоимость.

По формату использования

В зависимости от особенностей применения бухгалтерских программ различают онлайн-сервисы и стационарное ПО.

1. Онлайн-сервисы — это веб-приложения для ведения учета, которые работают непосредственно в браузере ПК, планшета или смартфона. Предприниматель входит в аккаунт с помощью логина, пароля и подтверждающего кода из SMS. Такой подход позволяет исключить взлом профиля злоумышленниками.

Популярные онлайн-сервисы для ведения бухучета малым бизнесом: БухСофт, СберРешения, Небо, Мое Дело и др.

Преимущества онлайн-сервисов для бухгалтерии:

• Не нужно ничего скачивать или устанавливать, беспокоиться о регулярных обновлениях ПО;
• Работать можно практически из любого места, где есть интернет, с ноутбука или телефона;
• Отсутствие ограничений по времени для выставления счетов, оформления документации, занесения информации в базу данных;
• С онлайн-сервисом одновременно могут взаимодействовать разные люди: например, предприниматель формирует и отправляет документы, а бухгалтер проводит учетные операции, при этом находятся они в этот момент в разных городах;
• За решение проблем со сбоями, ошибками, обновлением и настройкой функционала в соответствии с законодательными изменениями отвечает служба поддержки онлайн-сервиса;
• Высокий уровень безопасности обеспечивается путем хранения данных в зашифрованном виде в дата центрах, сертифицированных ФСБ, резервного копирования информации, многоступенчатого входа в аккаунт.

Многие разработчики предоставляют предпринимателям возможность использования мобильных приложений. С их помощью можно прямо со смартфона отправлять отчеты ФНС, формировать счет-фактуры, накладные.

2. Стационарные программы – специализированные бухгалтерские приложения, которые устанавливаются на рабочий компьютер. Как правило, их отличает расширенный функционал, позволяющий в полном объеме вести бухгалтерский и налоговый учет.

Популярные стационарные программы для ведения бухучета малым бизнесом: Парус-Предприятие, 1С.Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Своя Технология и др.

Преимущества использования стационарного ПО:

• Скачиваемые программные продукты могут работать автономно без подключения к Интернету.
• База данных находится в свободном доступе для предпринимателя и бухгалтера, независимо от работы серверов;
• Широкие возможности для кастомизации, интеграций сторонних сервисов и индивидуальной настройки ПО под потребности и специфику работы конкретной компании;
• Возможность ограничить доступ на сервер со стороны третьих лиц. Актуально для компаний, работающих в ограниченном информационном пространстве.

При выборе стационарного ПО для ведения бухучета малому бизнесу следует быть готовым к самостоятельным обновлениям программы, поддержанию ее работоспособности и устранению возникающих ошибок своими силами.

По стоимости

Различают следующие варианты – платные и бесплатные программные продукты.

1. Бесплатные приложения – сервисы и программы, которые распространяются разработчиками на безвозмездной основе. Как правило, их функционал ограничен – одно рабочее место, небольшое число доступных операций, присутствие “маленьких хитростей” и нюансов, которые всегда проявляются не вовремя, например, накануне сдачи важной отчетности. Разработчики не несут юридической ответственности за работу своего продукта.

Популярные варианты бесплатного ПО для ведения бухучета: Налогоплательщик ЮЛ, Тинькофф Бухгалтерия, Инфо Предприятие.

Преимущества бесплатных бухгалтерских программ для малого бизнеса:

• Доступность – внедрение и использование таких сервисов не требует финансовых вложений, что важно для начинающих предпринимателей, фрилансеров;
• Простота применения – такие программы отличает интуитивно понятный интерфейс, позволяющий приступать к выполнение учетных операций без долгого обучения;
• Активное сообщество пользователей, готовых помочь советами и рекомендациями.

Среди небольших компаний пользуются спросом так называемые условно бесплатные программные продукты. К ним относятся платные сервисы, в которых имеется возможность доступа к демо-режиму с ограниченным функционалом или бесплатной активацией ПО на конкретный период времени: от нескольких недель до полугода.

2. Платные сервисы – доступ к их функциям и возможностям открывается при выборе и оплате тарифа за обслуживание, покупке лицензии. Стоимость такого ПО зависит от применяемой предпринимателем системы налогообложения, наличия наемного персонала, объема формируемых документов и отчетности и ряда других сервисов.

Примеры платных программ для бухучета: БухСофт, Кнопка, Контур-Эльба и др.

Плюсы использования платных программ:

• Расширенный функционал – в платном ПО пользователям доступен внушительный набор функций и инструментов, позволяющих выполнять все основные операции бухгалтерского и налогового учета в компании;
• Профессиональная поддержка и доступ к обучающим материалом. Это становится серьезным преимуществом, если пользователь сталкивается с проблемами в работе ПО или планирует освоить новые функции;
• Совместимость и интеграция – платные программные продукты лучше интегрируются со сторонними сервисами и приложениями, имеют множество настроек для адаптации ПО под реальные потребности бизнеса;
• Регулярные улучшения и обновления – компании разработчики регулярно выпускают обновления, призванные устранить выявленные ошибки, улучшить производительность, внедрить новые функции.

Практика показывает, что польза от удобной и надежной бухгалтерской системы быстро окупает возможные расходы на ее приобретение, внедрение и сопровождение. При этом предприниматель получает квалифицированную поддержку специалистов и юридические гарантии безопасности использования ПО.

На что обратить внимание малому бизнесу при выборе ПО для бухгалтерии?

Обилие предложений приводят к сложностям и сомнениям при выборе оптимального программного продукта. Чтобы не ошибиться и не пожалеть о своем решении эксперты рекомендуют предпринимателям обращать внимание на следующие важные моменты:

• Актуальность. Выбранная программа должна соответствовать действующему законодательства в сфере бухгалтерского учета, исключать формы, которые уже утратили силу.
• Функционал. Все должно быть в меру. Обилие ненужных и неиспользуемых функций затрудняет процесс использования ПО, собственно, также, как и их недостаток. В идеале стоит выбирать ПО, которое позволит формировать первичную документацию и отчеты в один клик, детализировать поступления и расходы, автоматизировать расчет заработной платы персонала и т. д.
• Безопасность. Следует заранее побеспокоиться о минимизации потерь на случай непредвиденных ситуаций: кража компьютера, несанкционированный доступ к серверу и др. Для этого программа должна в автоматическом режиме создавать резервные копии, поддерживать двухфакторную авторизацию, разграничивать роли пользователей, исправно шифровать данные.
• Тарифы. Абонентские платежи и стоимость лицензии серьезно различаются даже у бухгалтерских программ со схожим функционалом. Как правило, нет никакого смысла переплачивать за бренд и известность разработчика.
• Настройки и возможность интеграции с другими сервисами. Чем проще и понятнее интерфейс, доступнее настройки – тем лучше. Отлично, если программу можно освоить своими силами. Плюсом также станут интеграции со сторонними приложениями: ПО для складского учета, CRM, кадровыми приложениями, почтовыми клиентами.

Подводим итоги

Грамотно подобранная бухгалтерская программа, закрывающая все потребности и ожидания малого бизнеса, позволит компании работать более стабильно и эффективно. Современное ПО позволяет организовывать не только бухучет, но и формировать налоговую отчетность, вести электронный документооборот, работу с кадрами, аналитику. Для выбора оптимального решения ориентируйтесь на доступный функционал, стоимость, актуальность опций и инструментов и безопасность.