Влияние искусственного интеллекта на автоматизацию бухгалтерии

AI в финансовом учете – это то, что может серьезно изменить бухгалтерию и, фактически, уже это делает. Искусственный интеллект готов забрать все рутинные рабочие действия, и улучшить качество анализа данных. Причем речь не только про повседневные задачи, но и про вопросы типа оптимизации налогов и прогнозов затрат. Что освобождает бухгалтеров от постоянной монотонной работы, и позволяет им заняться стратегическими проблемами.

Преимущества AI для бухгалтера

ИИ помогает отказаться от такого ручного труда как ввод данных, управление платежами и сверка счетов, а также составление отчетности и расчет налогов. В частности, он может автоматически сличать счета и транзакции, разносить расходы по статьям бюджета, и т. д.

Таким образом, ИИ в финансовом учете – это:

• экономия времени сотрудников (либо сокращение их части);
• исключение риска ошибок из-за «человеческого фактора»;
• соблюдение всех сроков и быстрая подготовка отчетов.

Алгоритмы AI способны распознавать тексты и автоматически собирать информацию со сканов/чеков, извлекать данные из цифровых документов, быстро обрабатывать большие объемы материалов и находить там несоответствия, разделять задачи по категориям и др.

Сегодня уже разрабатываются специальные технологии AI для бухгалтерии – они смогут:

• заниматься оптимизацией финансовых потоков, и помогать в управлении тратами;
• рассчитывать налоги с учетом всех изменений в законе и формировать декларации;
• мгновенно составлять отчеты из самых актуальных финансовых данных.

А также стать доступным инструментом автоматизации для компаний с малым бюджетом.

Еще одно немаловажное достоинство искусственного интеллекта – это генерация ответов на запросы надзорных органов и автоматический подбор документов для них. Кроме того, что это бережет рабочее время бухгалтеров, появляется возможность легко подготовиться к налоговым проверкам – AI достанут из цифрового хранилища все необходимые данные.

В таком финансовом архиве есть все необходимые инструменты для контроля возврата и полноты документов, а это серьезно помогает бухгалтерам при закрытии квартала и года.

Также при помощи установленных инструментов ИИ можно автоматически формировать ответы на требования налоговых инспекторов. Они станут поступать в готовом архивном файле, а система сама его распакует и сопоставит с имеющимся финансовым хранилищем. Как итог, время подготовки официального ответа снизится от нескольких часов до минут.

Помощь в области налогообложения

AI помогает бизнесу свести к минимуму связанные с налогообложением риски, увеличить точность расчетов и понизить общие траты. В список конкретных решаемых задач входит:

• автоматизация налоговой отчетности – с автоматическим учетом всех возможных вычетов, ставок и льгот;
• оптимизация стратегии налогов – для снижения налогооблагаемой базы, исходя из текущего финансового положения компании и действующих норм;
• сведение к минимуму рисков допущения ошибок – для защиты бизнеса от штрафов и своевременного принятия необходимых превентивных мер.

Кроме того, такие технологии ИИ для бухгалтерии регулярно обновляются в соответствии с изменениями налоговых законов, и корректируют под них все расчеты. Плюс нейросети позволяют планировать налоговые расходы заранее, и значит, легче управлять финансами. Например, AI может при этом создавать разные сценарии: с учетом возможных изменений в доходах и расходах компании, что помогает высчитывать все финансовые риски заранее. Для этого инструменты искусственного интеллекта анализируют все прежние финансовые записи компании, текущие рыночные тенденции и глобальные экономические показатели.

Также, если в планах бизнеса имеется масштабирование, искусственный интеллект может определить, как это в итоге повлияет на его налоговое бремя. А это, в свою очередь, даст возможность оперативно внести изменения в стратегии компании, и сэкономить средства.

Следовательно, главными причинами применять управление бухгалтерией с AI (в сфере налогообложения) является:

• снижение трат на  администрирование;
• минимизация вероятности ошибок;
• возможность гибкого планирования;
• уменьшение количества и размеров штрафов;
• прозрачность финансовых операций.

Так что в отказе от данного инструмента для бизнеса нет никакого практического смысла.

Помощь с отчетностью

Искусственный интеллект в финансах – это значительное упрощение работы бухгалтеров по целому ряду направлений, включая отчетность. Его функциями в этой сфере являются:

Автоматизация расчетов

Вычисление налогов, сборов и др., на основе актуальной финансовой информации и норм законодательства. В том числе с учетом обновлений, изменений налоговых ставок, и т. д.

Автоматизация отчетов

Сбор информации из банковских счетов, платежных систем и внутренней системы – в том числе бухгалтерский баланс, отчеты о прибыли, убытках, движении денежных средств, др.

Проверка транзакций

Автоматическая сверка банковских выписок с бухгалтерскими данными, плюс их анализ, сравнение со всеми проводками в учетных системах, обнаружение любых несоответствий.

Получение данных в реальном времени

Вся информация о финансовых операциях компании – в мгновенном доступе для анализа и составления отчетности, а также подготовки других требуемых комплектов документов.

Классификация данных

Структурирование и упорядочивание. Так, в обработку нейросетью счета-фактуры входит извлечение главной информации и ее распределение по подходящим учетным категориям.

Применение ИИ в финансах максимально снижает риск неточностей в расчетах, помогает быстро исправлять обнаруженные ошибки (в режиме реального времени) и поддерживать высокое качество отчетов. Помимо этого, искусственный интеллект может обрабатывать внушительные объемы данных, что физически недоступно одному сотруднику. Также он способен обнаруживать долгосрочные тенденции, включая те, которые могут сообщать о мошеннических схемах в бизнесе. И, в целом, делает финансовую отчетность прозрачной.

За счет чего заметно облегчается и взаимодействие организации с налоговыми органами.

Помощь в сфере безопасности данных

Рост распространения ИИ в бухгалтерии напрямую связан с необходимостью повышенной защиты финансовой информации от утечек. Искусственный интеллект может обеспечить гораздо более высокий уровень ее безопасности. Для этого используют такие методы, как:

Автоматический мониторинг внешних угроз

Круглосуточное отслеживание активности в приложениях, обнаружение подозрительных транзакций и выявление несанкционированных действий в «прямом эфире». Это помогает своевременно давать необходимую реакцию и защищать данные от утечки или кибератак.

Мониторинг внутренних угроз

Отслеживание подозрительных действий персонала, которые могут свидетельствовать о случайных (или преднамеренных) нарушениях. А также контроль доступа к финансовой информации и оповещение о попытках получить его без наличия соответствующих прав.

Анализ уязвимостей

Исследование рисков в системе безопасности и обнаружение ее слабых мест. Что нужно для прогнозирования возможных взломов или утечек, и скорейшего внесения изменений.

Биометрия и многофакторная аутентификация

Для повышения безопасности доступа к финансовым системам AI, и гарантии того, что ее смогут получить только авторизованные пользователи и ответственные за это сотрудники.

Шифрование при хранении в облаке

Обеспечивает защиту данных от неразрешенного доступа, и гарантирует полную защиту такой конфиденциальной информации, как финансовые отчеты и персональные сведения.

Динамичное управление доступом

Изменение уровней доступа пользователей в зависимости от их поведения и контекста. AI может фиксировать любое нетипичное поведение (к примеру, попытка войти в нерабочее время), и сразу ограничивать доступ или требовать дополнительной проверки сотрудника.

Также AI в бухгалтерии может легко интегрироваться с уже существующими в компании инструментами безопасности: файерволами, антивирусами и т. п. Благодаря этому защита получается многоуровневой и гораздо более эффективной. Этому же способствует опция автоматического резервного копирования данных, и хранения этих копий на специальных защищенных серверах, за счет чего возникает и возможность их быстрого восстановления.

Таким образом, главные плюсы, которые имеет использование ИИ в бухгалтерии и сфере информационной безопасности финансовых данных – это:

• повышенный уровень защиты не только от внешних, но и от внутренних угроз;
• автоматизация процессов мониторинга и фиксации рисков;
• выявление подозрительных ситуаций в режиме реального времени;
• использование лучших методов шифрования и многоуровневой аутентификации;
• защита от взломов и утечек данных, а также попыток мошенничества.

Этапы внедрения AI в организации

В стандартном виде алгоритм выглядит следующим образом:

Оценка потребностей

Определение бухгалтерских задач, которые желательно было бы передать ИИ – процессы обработки поступающих данных, автоматизация рутинных задач, улучшение аналитики.

Выбор конкретных технологий

Небольшие компании могут остановиться на облачных решениях с доступом к нейросети. Это поможет избежать серьезных инвестиций на первом этапе внедрения и тестирования.

Обучение персонала

Знакомство сотрудников с новыми инструментами и их функциями. Это поможет поднять доверие штата бухгалтеров и решению руководства, и повысить уровень применения AI в организации. Для лучших результатов имеет смысл пригласить сторонних консультантов.

И, после того, как система автоматизации «приживется» в бухгалтерии и подтвердит свою практическую пользу для бизнеса, можно будет приступить к распространению ИИ еще и на другие рабочие процессы. Такое постепенное внедрение станет залогом эффективного применения новых технологий, позволит плавно их адаптировать, и не допустить ошибок.

Выводы

Внедрение ИИ для бухгалтера – это возможность освободить его от монотонных действий и задач, которые занимают большую часть рабочего времени, и дать возможность решать более важные, стратегические вопросы. Искусственный интеллект автоматизирует многие процессы, усиливает защиту финансовой информации, помогает не допускать кибератаки, и создает более точную отчетность. А значит, делает бизнес более конкурентоспособным.