Автоматизация бизнес-процессов как способ адаптации компании к изменяющимся условиям национального и мирового рынка

Автоматизация процессов в бизнесе во многом достигается за счет инновационного и многофункционального программного обеспечения, которое содержит в себе такие полезные инструменты управления, как специализированные сервисы и всевозможные программы для контроля за ситуацией. С их помощью удается не только оптимизировать протекание различных бизнес-процессов внутри компании, но и перейти на полностью автономный вариант выполнения целого ряда рутинных и примитивных задач.

Это позволяет меньше задействовать во время функционирования предприятия человеческие ресурсы и сильнее нагружать работой роботизированные и технологические элементы, а главным образом информационные системы, являющиеся первоочередным элементом на пути внедрения автоматизации в бизнес. За счет полностью автоматического (но чаще всего полуавтоматического) управления за протекающими бизнес-процессами удается достигать такого повышения работоспособности всей производственной компании, при котором будет наблюдаться достижение качественного и заметно более ускоренно результата.

Что подразумевается под автоматизацией бизнес-процессов: как это выглядит, примеры и особенности работы

Кратко говоря, автоматизация бизнес-процессов подразумевает переложение части обязанностей и ответственности в управлении компанией на технологии, за счет чего получается высвобождать большое количество времени и ресурсов, которые могут быть пущены для достижения по-настоящему значимых целей, например, повышения качества обслуживания сервиса и клиентов, оптимизации задач выполнения какой-то другой сложной и трудоемкой работы и т.д.

На этом особенности автоматизации процессов организации не заканчиваются. Помимо того, что она позволяет в значительной степени экономить время и средства, так она еще и дает возможность сократить штат персонала, ничуть не изменив способность бизнеса достигать реализации ключевых своих задач (это также является очень эффективной экономией ресурсов).

Чтобы преимущества автоматизации бизнес-процессов были понятны, их можно подробнее разобрать на конкретном примере. Так, какое-то предприятие решило перевести процедуры обработки счетов или ответы на часто задаваемые вопросы от клиентов на автоматический режим выполнения. За счет того, что обязанность выполнения таких рутинных действий перешла на плечи программного обеспечения (в рамках осуществленной автоматизации), удалось высвободить большое количество рабочих человеческих кадров, которые ранее занимались этой работой. Теперь за счет освобождения нескольких членов персонала можно загрузить их какой-то действительно значимой для бизнеса деятельностью, требующей не просто присутствия рядом с рабочим местом, а активного общения с другими специалистами предприятия, постоянного взаимодействия с оборудованием и непосредственного их воздействия на процесс достижения общих целей бизнеса.

Как не странно, внедрение автоматизированных систем в функционирование производственной компании вместо людей поможет избежать частых ошибок, которые могли быть вызваны простыми человеческими факторами. Ведь программное обеспечение никогда не ошибется при вводе данных или в процессе обработки документов, нежели какой-то даже самый высококвалифицированный специалист. Также стоит подметить, что автоматические системы не только качественнее, но и быстрее справляются с огромными объемами выполнения рутинных задач, так как технологиям не свойственно уставать и терять «внимательность» на дистанции.

Каким образом автоматизация протекания процедур выполнения бизнес-задач помогает предприятию лучше реагировать на внешние изменения?

Что касается автоматизации процессов и рыночных изменений, то тут все довольно просто — программное обеспечение, которое может являться полноценной автоматизированной системой, позволяет руководству компании за счет себя лучше реагировать на новые обстоятельства изменяющегося рынка, а следовательно, наилучшим образом к нему адаптироваться. Проявляется это в виде обеспечения всех необходимых условий для воплощения возможности скорейшего реагирования на реальность, в которых разработка принципиально новых стратегий ведения бизнеса, а также предпринятые важнейших шагов происходит своевременно и эффективно. Другими словами, руководство производственной организации благодаря гибкой и мобильной IT-инфраструктуре своего бизнеса имеет гораздо больше возможностей ответить этим самым условиям снаружи и постараться нивелировать негативное их воздействие на производственные процессы.

Таким образом, можно сделать вывод, что помощь автоматизации в изменениях рынка велика. Ведь программное обеспечение одновременно со своим внедрением в функционирование бизнеса приносит ему большое количество возможностей, в том числе повышает ранее упомянутые показатели мобильности и адаптивности всего предприятия в целом.

Как правило, автоматизация компании подразумевает замену деятельности сотрудников современными технологиями. Плюсов из такого решения можно выделить множество: от банальной экономии денег, времени и ресурсов до повышения качества выпускаемой продукции посредством уменьшения частоты возникновения брака на производстве. Информационные системы, входящие в тесный симбиоз с головным ПО, допускают минимальное количество недочетов в процессе своей работы, нежели люди, а также выполняет задачи в разы быстрее, чем те же самые сотрудники. Это означает, что благодаря внедрению в функционирование предприятия автоматизированных систем удастся получить прирост качества и повышение быстроты протекания важнейших бизнес-процессов с целым рядом высвободившихся после всего этого бонусных преимуществ.

Подводя итог и отвечая на вопрос: как автоматизация помогает бизнесу, можно сделать вывод, что это происходит посредством внесения целенаправленных изменений во внутреннюю структуру и алгоритм протекания ключевых бизнес-процессов, которое выполняется на программном уровне при помощи инновационных технологий и современных программных решений. Воздействие на функционирование предприятия через его IT-инфраструктуру позволяет достигать благоприятных результатов, таких как:

1. Повышение быстроты обновления информации и шаблонов. Например, в стране, в которой осуществляет функционирование конкретная производственная компания, появились изменения в законодательстве, затрагивающие предпринимательскую деятельность. Чтобы это предприятие быстро подстроилась под новые статьи из нормативно-правового акта, необходимо прибегнуть к помощи автоматизированных информационных систем. Чаще всего эти системы работают по строго определенному алгоритму или шаблону, который внедряется в их память единожды. В изменившихся условиях руководство организации начинает заниматься как можно более скорым созданием нового шаблона, отвечающего требованиям отредактированного законодательства. Протестировав и внедрив его один раз, программа продолжит действовать в строгом соответствии с ним на постоянной основе.
2. Оптимизация ресурсов. Автоматизация вносит серьезные изменения в протекание бизнес-процессов на предприятии, в связи с чем обеспечивается молниеносное реагирование компании на изменившиеся рыночные условия и переориентировка ее деятельности под новые стандарты. В рамках этой самой автоматизации механический труд сотрудников заменяется программным, и таким образом удается достичь освобождения ценных людских ресурсов под удовлетворение других, более значимых нужд данного бизнеса.
3. Масштабирование бизнес-процессов. Если требуется обеспечить стремительное расширение деятельности компании в географическом плане или же повысить масштабы ее функционирования, то лучшим решением будет прибегнуть к активному использованию инструментов автоматизации отдельных аспектов предприятия. К примеру, можно благодаря автоматизированным информационным системам сколько угодно много наращивать объемы обработки задач (потолок ограничивается лишь возможностями того или иного программного обеспечения). Когда автоматизация документов идет полным ходом, организации больше не составит труда скопировать текущий принцип своей деятельности и успешно применить его для организации начала функционирования аналогичного, более мелкого структурного подразделения, офиса или филиала.
4. Сокращение количества ошибок на производстве. Если бизнесмены будут повсеместно внедрять автоматизированные решения в своих предприятиях, то это поможет достичь уменьшения количества брака продукции вследствие повышения соответствия выполняемых функций нормам и производственным стандартам. Системы, работающие в полуавтоматическом или автономном режиме, способны полностью исключать человеческий фактор (или как минимум, сильно нивелировать влияние), высвобождать больше ресурсов, добиваться повышенной стандартизации и достигать других положительных результатов.

Таким образом, автоматизация для адаптации к рынку — это отличное решение, которое не только поможет достигнуть этой главной цели, но и заметно возвысить показатели деятельности производственной компании по сравнению с результатами прошлых времен, а именно — увеличить продуктивность, эффективность и, главное, прибыль. Действие автоматизированных информационных систем на бизнес является прямым, так как при помощи именно них удается непосредственно влиять на то, а по каким конкретно методикам будет осуществляться дальнейшее ведение предпринимательской деятельности организации. То есть путем правильной настройки программного обеспечения, оптимизации и автоматизации ряда аспектов IT-инфраструктуры компании получится сделать отражение этих положительных результатов на дальнейшем успехе работы предприятия.

Какие существуют действительные способы автоматизации бизнес-процессов: распространенные и эффективные варианты для бизнеса

После того как удалось выяснить благотворное воздействие автоматизации процессов для бизнеса, необходимо разобраться, а какие бывают способы воплощения этой задумки в реальность. Так, выделяют несколько инновационных вариантов внедрения принципов автоматизации в процесс функционирования предприятия, которыми получится воспользоваться на практике применительно не только к крупным и средним бизнесам, но и даже к мелким компаниям, которые только начали развиваться:

• Первый способ автоматизации бизнес-процессов — настройка автоматизированного осуществления документооборота. Это позволит улучшить протекание коммуникационных процессов и выполнения связанных с этим функций, а также избавит сотрудников от очередного рутинного труда по типу ведения архивов, канцелярской работы, ручного сбора, анализа данных и ведения отчетов и др. Под автоматизацией процессов оборота документации подразумевается в первую очередь перенос всего информационного массива на цифровой вариант работы, в рамках которой будет осуществляться автоматическое или полуавтоматическое выполнение таких важных задач, как хранение, сбор, получение, обработка, распределение и передача данных. Эта технология используется многими средними и крупными бизнесами уже не первый год, а получила она название электронный документооборот (сокращенно ЭДО).
• Таблицы электронного формата. За счет программных алгоритмов действия, сформулированных пользователем, а также применения существующих формул удастся внедрить принцип автоматизированного проведения расчетов и формирования отчетов.
• Автоматизация складских процессов и логистический фактор. В этом способе автоматизации бизнес-процессов наилучшим образом просматривается ее влияние на способность организации адаптироваться под изменения рынка. Автоматизированные системы логистики повышают степень отзывчивости бизнеса на потоки поставок продукции и контроля над управлением ими, в результате чего руководству компании удастся избежать возможных убытков из-за слишком долгого залеживания товаров на складе. Именно здесь прослеживается непосредственное повышение гибкости бизнеса за счет автоматизированных бизнес-процессов под влиянием внешних факторов.
• Автоматизированные системы для управления проектной деятельностью. Достижение необходимых показателей мобильности и гибкости вследствие интегрирования автоматизированных систем в бизнес проявляется даже во внутренних его процессах. Например, после этого владельцам компаний будет в разы проще и быстрее отслеживать этапы выполнения работ, соответствие деятельности персонала техническому заданию, а также при надобности вносить корректировки в рабочий процесс, назначать ответственных должностных лиц, ставить временные рамки и многое другое.
• CRM (Customer Relationship Management). Это инновационная информационная система, главная задача которой заключается в повышении качества обслуживания сервиса и клиентов, а также автоматизация всех процессов, связанная с взаимодействием с потребителями. Может стать отличным способом при настройке автоматизации бизнес-процессов.
• CMS (Content Management System). Такое программное обеспечение дает возможность управления контентом. Но применительно к бизнес-среде его принцип действия немного меняется: с его помощью удается вносить изменения в проект после предварительного просмотра, а также удобно перенаправлять самые главные сведения с целью их комментирования сразу нескольким членам персонала. Таким образом, CMS-система — это надежный инструмент для автоматизации ряда аспектов бизнес-процессов, который необходим для организации управления массивами данных.
• ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Программный комплекс, позволяющий планировать ресурсы предприятия. Включает в себя обширный спектр автоматизации, который способен простираться от внесения изменений в непосредственное производство и до контролирования протекания бухгалтерских процессов. С его помощью удается выстраивать все функционирование бизнеса в единую и понятную структуру, имеющую свою собственную самую главную цель и пошаговую инструкцию по ее достижению.
• Системы для управления персоналом (и рабочим временем). Это такие программы для автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют организовывать тотальный контроль времени деятельности каждого отдельно взятого члена персонала: высчитывать поминутно всю продолжительность его рабочего дня, когда он непосредственно трудился, при этом учитывая факты покидания рабочего места на обеденный перерыв и для других нужд. И все это выполняется только благодаря системам, причем в полностью автоматическом режиме (оператор ее нужен лишь для того, чтобы получать и обрабатывать собранные сведения, передавать их в вышестоящие инстанции бизнеса).

Таким образом, выделяется множество способов достижения автоматизации бизнес-процессов. Каждый из них реализуются при помощи современных технологий, а в большинстве случаев — за счет автоматизированных информационных систем, имеющих специализированное действие и предназначение. Причем во всех вариантах можно проследить, как автоматизация и изменение рынка тесно друг с другом связаны. Очевидно, что использовать абсолютно каждый из перечисленных способов автоматизации производственных процессов будет невозможно в пределах одной и той же компании. Поэтому руководство бизнеса должно четко определиться с тем, а какие именно программные решения для автоматизации ему больше всего нужны, исходя из анализа ситуации на самом предприятии, определения степени соответствия того или иного ПО достигаемым целям и задачам конкретной организации.

Преимущество использования сервисов и программных обеспечения с целью автоматизации процессов для бизнеса

Адаптация бизнеса через автоматизацию в современном мире практикуется полным ходом. Достигается это за счет информационно-технологических решений и инструментов. Так, возможно выделить такие положительные стороны использования ПО и включающих его сервисов для улучшения способности компании подстраиваться под изменения как на национальном, так и международном рынке:

1. Повышения качества выпускаемой продукции. Товары и услуги имеют меньший процент брака благодаря стандартизированному производству, которого сложно добиться без внедрения автоматизированных информационных систем в работу предприятия на постоянной основе.
2. Уменьшение количества временных затрат. Программные компоненты плотно входят в общую структуру функционирования бизнеса и берут на себя ответственность по выполнению примитивных рутинных действий, тем самым облегчая труд специалистов или полностью освобождая их от малоэффективной занятости.
3. Оптимизация затрат. Если бизнесмен будет пользоваться всеми возможностями программного обеспечения правильно, то его компании удастся достичь прироста прибыли в долгосрочной перспективе, ведь этому поспособствуют такие положительные изменения вследствие начала автоматизации бизнес-процессов, как сокращение издержек на организацию управления складом, взаимодействие с данными, бухгалтерией и пр.
4. Повышение уровня отзывчивости бизнеса предстоящим внешним изменениям (главным образом экономическим кризисам и переменчивости рынка). За счет использования в практике компании автоматизированных элементов программного обеспечения удается предсказывать вероятные сюжеты развития событий в будущем и на основании этого принимать более быстрые и правильные решения уже сейчас, чтобы впоследствии было легче реагировать на нагрянувшие изменения, быть готовым бороться с ними, а может, даже учиться работать в совершенно иных условиях. Именно так проявляется взаимное влияние рынка и автоматизация бизнес-процессов.
5. Достижение высокой степени прозрачности бизнес-процессов. После начала использования автоматизированных программных решений бизнесменам становиться легче смотреть на свою производственную компанию с высока, таким образом, эффективнее отслеживая протекание всех производственных операций и этапов в режиме онлайн. В результате полученных сведений руководству удастся принять эффективные меры, а также оценить то, как в целом происходит функционирование персонала, при необходимости подкорректировать его деятельность, добавить новые рабочие инструменты или альтернативные методики стимулирования производительности и пр.
6. Управление проектами. Менеджеры получают возможность благодаря ПО постоянно следить за тем, каким именно образом кадры выполняют производственные задачи и как они воспринимают поручения от вышестоящих лиц.
7. Улучшения показателей взаимодействия с клиентами, увеличение притока потребителей. Автоматизация бизнес-процессов позволяет привлекать на рынки сбыта продукции все больше и больше потенциальных покупателей, что достигается за счет выполнения автоматического отправления рассылок с индивидуальными предложениями для каждого гражданина (индивидуальные товары и услуги выбираются в соответствии с интересами широкой массы населения, которые определяются благодаря анализу активности людей в интернете, их поведения и другими методами).

Исходя из этого, вытекает вывод, что бизнес и автоматизация процессов, объединившись и начав взаимодействовать вместе, могут повышать все показатели эффективности деятельности той или иной компании, достигать прироста прибыли. В целом автоматизация сказывается на работе предприятия благоприятным образом, повышая его гибкость и мобильность по отношению к изменяющимся условиям рынка. Внедрение автоматизированных информационных систем способствует росту и развитию бизнеса во всевозможных отношениях, а также делает его более готовым к неблагоприятным исходам событий (например, экономическим кризисам) и современным в технологическом плане (за счет модификации существующей IT-инфраструктуры организации, интегрирования новых сервисов, программных решений, приложений и инструментов).