Преимущества автоматизированной инвентаризации – как избежать ошибок и сократить потери

Инвентаризация – длительный, рутинный процесс, при выполнении которого специалист должен быть особенно внимательным и точным. Любые, даже самые мелкие неточности, могут привести к убыткам компании. Однако, не все предприниматели знают, как избежать ошибки в инвентаризации – можно воспользоваться специальным программным обеспечением и сделать ее полностью автоматизированной.

Функциональность и особенности программ для инвентаризации

В зависимости от особенностей деятельности компании процесс проведения инвентаризации может отличаться. Если это предприятие, которое работает в сфере торговли, то ее задача – провести ревизию остатков на складе, выявить пересортицу, подтвердить факт порчи товара; это выполняется в соответствии с заранее составленным графиком.

Независимо от типа деятельности, все организации один раз в три года проводят инвентаризацию основных средств: для каждой позиции определяется свое наименование, стоимость, ответственное лицо, место хранения. В рамках инвентаризационных мероприятий проводится не только количественный, но и качественный учет основных средств. По завершении составляется отчет, в котором отображены наличие/отсутствие ОС, их техническое состояние, балансовая стоимость.

Современные цифровые технологии позволяют избежать временных затрат на проведение инвентаризации, доверив это специальному ПО. Программа, предназначенная для предотвращения потерь на складе, должна обладать таким функционалом, как:

• Ввод, редактирование, сохранение данных. В базу можно вносить сведения в процессе проведения инвентаризации.
• Оперативная идентификация ТМЦ, ОС. Сразу же после ввода инвентарного номера или считывания ШК товара на экране отображаются сведения о товаре или ОС.
• Автоматическое формирование отчетной ведомости и других документов. Программа выполняет это действие самостоятельно, не требуя участия оператора.

Если участниками процесса являются сразу несколько сотрудников, важно выбирать ПО, предназначенное для одновременной работы с одинаковыми номенклатурами.

Виды программ для инвентаризации товаров и для учета ОС

Нормативными документами установлены требования к проведению такой процедуры, как учет основных средств предприятия: программа, используемая для автоматизации этого процесса, должна быть разработана в соответствии со всеми действующими правилами и стандартами.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации установлено, что в отчетной ведомости должны быть отображены:

• Балансовая стоимость наименований.
• Технические характеристики.
• Изменение стоимости/обесценивание.
• Перевод наименования в иную категорию.
• Поступление или списание основных средств.

Работа с таким программным обеспечением – гарантия того, что при составлении отчета не будут упущены важные сведения, а при заполнении ведомости не будут допущены ошибки.

Программы, оборудование для инвентаризации склада

Автоматизация учета товарно-материальных ценностей предприятия – это отличная возможность сократить нагрузку на специалистов, избавив их от сверки идентификаторов ОС вручную. Теперь для этого нужно только выбрать соответствующее программное обеспечение и подобрать устройство с определенными техническими параметрами.

Внедрение автоматизированного учета ТМЦ внутри компании – это процесс, который проходит в несколько этапов:

1. Создание базы данных, где будут прописаны все учетные объекты предприятия. Сюда входят и основные средства, и товары низкой ценности, и продукция, производством которой занимается компания.
2. Маркировка. На все объекты инвентаризации наносятся идентификаторы; данный процесс считается самым трудозатратным на этапе внедрения автоматизированной системы учета.
3. Сканирование. Все ШК и метки, которые использовались для маркировки учетных объектов, должны быть считаны: полученные данные необходимо проверить на соответствие.

Для выполнения вышеперечисленных задач необходимы сервер, где будет храниться база данных, терминал сбора данных, планшет или смартфон, а также принтер для печати этикетов. Если работа проводится с использованием меток, то необходимо приобрести радиочастотный идентификатор, куда заблаговременно вносятся сведения и считыватели.

Как только база данных будет сформирована, а все ТМЦ промаркированы и готовы к считыванию, потребуется установить специализированное программное обеспечение, предназначенное для сверки кодов со сведениями, представленными в базе данных.

Особенности выбора ПО для разных устройств

Первое, что нужно сделать после того, как было принято решение о внедрении автоматизированной инвентаризации – выбрать оборудование, на котором будет проводиться учет. В соответствии с его техническими характеристиками подбирается программное обеспечение.

Выбирая софт для учета ТМЦ, следует обратить внимание на такие обязательные критерии, как:

• Скорость, качество считывания штрихкодов. Важно помнить о том, что при сканировании камерой телефона уходит гораздо больше времени, чем при использовании ТСД или специального считывателя.
• Техника учета товарных позиций, объектов. При работе в режиме потокового сканирования идентификаторы считываются с каждой отдельной единицы товара, оборудования. Функция ручного ввода предполагает ввод количества аналогичных товаров или основных средств оператором.
• Способ выгрузки данных. Предприятиям, которые работают с большими объемами данных, необходимо ПО, предусматривающее простоту и скорость обмена данными между смартфоном и терминалом, базой данных, ПО. Важно проверить, чтобы форматы файлов, предназначенных для каждого отдельного программного элемента, совпадали.
• Язык. Несмотря на то, что многие предприниматели свободно владеют иностранными языками, для работы рекомендуется использовать русифицированную версию программного обеспечения. Иначе велика вероятность того, что ответственный сотрудник не справится с управлением и настройками, допустив значительные ошибки.
• Наличие технической поддержки. Разработчики ПО всегда должны быть на связи с пользователями: при настройке или в процессе работы могут возникать сложности.

Важно обратить внимание, что при использовании смартфона для инвентаризации с дополнительно подключенным внешним сканером необходимо заранее убедиться в совместимости программного обеспечения.

Стороннее ПО или инвентаризация в программе 1С: что выбрать?

Сегодня многие предприятия сомневаются, сделать ли выбор в пользу известной 1С или купить стороннее ПО. 1С – многофункциональное программное обеспечение, с которым возможно автоматизировать любые бизнес-процессы внутри компании. У тех специалистов, кто не владеет 1С, могут возникнуть сложности при работе с программой: инвентаризация не является ее основной функцией.

Программа 1С предназначена для установки на компьютер: она синхронизирует данные, поступающие с любого устройства – терминала, смартфона, считывателя. Однако, для этого потребуется установить дополнительный софт.

Ответить на вопрос о том, что выбрать – стороннее ПО или 1С – достаточно сложно. Функционал 1С существенно упрощает работу предприятий, но для автоматизации инвентаризации без дополнительного программного обеспечения  все равно не обойтись.

Проведение инвентаризации с использованием ПО для учета

Методов проведения ревизии основных средств предприятия и товарных остатков два:

• Учет фактического наличия.

Ответственному сотруднику предстоит самостоятельно формировать отчеты об инвентаризации, используя для этого мобильное устройство. В его обязанности входит  составление перечня ТМЦ компании, внесение количественных показателей, технических характеристик. По завершении работ документ необходимо передать бухгалтеру для сверки с товароучетным программным обеспечением.

• Сверка с данными товароучетной программы.

На терминал заранее подгружается инвентаризационная ведомость, по которой специалист проверяет наличие и состояние заданных наименований. В процессе инвентаризации необходимо сканировать используемую маркировку для сверки данных, которые отображаются на экране, с фактическими. Результаты ревизии вносятся в систему моментально.

Многие из предпринимателей отдают предпочтение второму способу учета. Это отличная возможность точно узнать ТМЦ, которые требуют ревизии,  а также не пропустить при проведении учета нужные позиции.

Процедура проходит поэтапно и предполагает выполнение действий в определенной последовательности:

1. Выгрузка информации в терминал сбора данных. База данных в виде каталога продукции или перечня основных средств включает в себя указание количества наименований, их стоимости и характеристик.
2. Настройка программы в соответствии с внутренними требованиями предприятия перед началом инвентаризации. Как правило, настройка проводится только один раз, перед первым использованием оборудования.
3. Сканирование маркировки. После считывания устройство издает характерный звуковой сигнал, а на экране моментально отображается информация.
4. Указание фактического количества ТМЦ и другой важной информации, внесение которой регламентировано правилами проведения инвентаризации.

Функционал ПО позволяет моментально передавать сведения в базу данных, обновляя ее, или выполнить общую выгрузку по завершении процесса.

Преимущества использования программ контроля при инвентаризации на складах и предприятиях

Современные технологии, которые позволяют полностью автоматизировать процесс инвентаризации материально-технической базы предприятия – это отличная возможность для руководителей предприятия сократить расход времени, необходимого для полного учета ОФ. У такого решения, как автоматизированный учет основных средств и ТМЦ предприятия, есть множество достоинств. К преимуществам автоматизации склада относятся:

• Экономичность.

Руководителю компании не придется оплачивать выполнение дополнительных обязанностей, возложенных на сотрудников, или пользоваться услугами аутсорсинговых компаний, которые тоже обходятся недешево, и гарантировать предотвращение потерь на складе.

• Прибыльность.

Отсутствуют риски убыточности компании, связанные с тем, что в период проведения инвентаризации склад предприятия должен быть закрыт и не сможет функционировать в полном объеме.

• Минимизация ошибок в инвентаризации.

Количество ошибок, которые мог бы допустить ответственный сотрудник при проведении ревизии вручную, сведено к нулю. Также исключено влияние человеческого фактора на такой ответственный процесс, как ревизия склада или торгового зала.

• Достоверность результатов.

По завершении инвентаризации руководитель получает отчет, сведения из которого в полной мере соответствуют действительности.

• Оперативность.

Для проведения инвентаризации с использованием соответствующего оборудования и программного обеспечения потребуется гораздо меньше времени, чем при выполнении работы вручную. Это же относится и к формированию отчетной документации.

Важно обратить внимание, что программное обеспечение для автоматизированной инвентаризации обладает простым и понятным интерфейсом, настройками и функционалом. Для того чтобы разобраться в принципах работы оборудования и ПО, не придется проходить специальное оборудование, овладевать новыми навыками. Разобраться с функционалом и механизмом проведения ревизии сможет каждый специалист.

При возникновении трудностей всегда можно обратиться за помощью к специалистам службы технической поддержки: они ответят на интересующие вопросы, помогут справиться со сложными ситуациями и подобрать оптимальные настройки.

Автоматизированная инвентаризация для компаний, производств, торговых предприятий – это отличная возможность сделать бизнес успешным и эффективным при помощи специализированного софта.

Автоматизация инвентаризации уже изменила подход многих компаний к учету активов, привнося в их операции прозрачность, точность и скорость. “Синаптик” предлагает вам инструменты и решения, которые помогут избежать ошибок и минимизировать потери в вашем бизнесе. Если вы хотите узнать больше о том, как наши технологии могут помочь вам оптимизировать процесс инвентаризации, свяжитесь с нами. Мы готовы поделиться нашим опытом и технологиями, чтобы ваш бизнес работал как часы. Начните ваш путь к эффективности уже сегодня — давайте создавать будущее вместе!