Как автоматизация складского учета повышает эффективность бизнеса

Склад – основа любого предприятия, место хранения оборудования и товарных запасов. Стартовая точка, откуда идет распределение ресурсов, поэтому степень организованность процессов там влияет на работу в целом. Когда объемы маленькие, запасов тоже немного и ручной учет «по старинке» с отметкой в журнале, проводимый ответственным лицом, достаточен. С ростом оборотов возрастает и количество операций, включая накопление общих запасов – возникает необходимость автоматизации склада на 1С, что сокращает время распределения и учета.

Зачем нужна автоматизация

Например, компания N производит канцелярские изделия – ручки, степлеры, карандаши, наборы фломастеров, раскраски, тетради и блокноты. Реализацией продукции занимаются розничные магазины и партнеры, через маркетплейсы онлайн и сетевые ритейлеры. Объем большой, заказы постоянно растут, по утрам ежедневно партии товаров развозят по адресам точек сбыта, тогда же производится выдача заказов курьерам для клиентов, кто покупает онлайн с доставкой.

Изделия напрямую с производственного отдела поступали на склад перед распределением, где было ранее ручное управление, что создавало ряд сложностей:

1. Инвентаризация запасов тормозила отгрузку и поставку товаров на 3-5 дней – склад занимал большую площадь, товарных позиций насчитывались тысячи, требовалось время для подсчета вручную и сверкой с остатками по документам.
2. Ручной ввод информации о поступлениях – трудоемкий процесс, требующий длительного времени и сопряженный с ошибками. Достаточно ввести другую цифру штрихкода или не то количество, неверно описать новинку – последствия отражаются на общей производительности. Автоматизация использует вместо ручного ввода специальные программы, сокращая степень вмешательства извне.
3. На упаковках единиц по два штрихкода, что часто создавало ошибки и путаницу при считывании.
4. Бесконтрольная приемка поступлений вызывала ошибки и пересортицу, когда клиенты получали не свой заказ.
5. Длительный сбор заказов, число которых продолжает расти, а оборот вынужденно ограничен. Клиенты жалуются на долгое ожидание.
6. Невозможно сразу узнавать число мест, что понадобится компании для отгрузки в местах сбыта.
7. На складе сложно отслеживать движение товара по единицам, особенно мелкие вещи как ручки или скрепки.

Главная проблема – ожидание и повышенная нагрузка персонала, что также становилось причиной ошибок при подсчете и подготовке заказов. Склад работает медленно, руководство не видит полной картины по запасам и отгрузке, а партнеры – не получают информации о поступлении заранее. Это приводит к новым затратам – платить за медленную отгрузку и недостачу, в крупном бизнесе с активными продажами даже час ожидания снижает оборот. Как бизнесу сократить затраты – следует начать со склада, автоматизируя основные процессы:

• проектирование работы;
• отгрузки товаров со склада;
• инвентаризация запасов;
• поступление товаров.

С постоянным доступом к актуальной информации в базе, чтобы сотрудники компании могли видеть остатки, количество отгружаемых единиц и наличие заказываемой продукции в наличии.

Преимущества использования автоматической системы управления складом

Автоматизация складского учета (WMS) – это управление бизнес – процессами с постоянным надзором онлайн и координацией следующих функций:

• приемка новых поступлений на склад от поставщиков / производственного отдела;
• распределение единиц по отделениям для хранения;
• комплектация заказов клиентов и отгрузка;
• контроль качества (внешнее состояние);
• инвентаризация (проходит без остановки работы склада);
• упаковка товаров;
• разборка и комплектование;
• отбраковка (проверка качества, отделение брака);
• каталогизация;
• хранение базы с полной информацией о складе в одной программе, доступ к которой руководитель сам предоставит ответственным лицам;
• возможность получить выписку на любой отрезок времени по остаткам и выполненным операциям;
• законодательно поддерживает все допускаемые складские операции;
• ввод, корректировка и оформление нужных документов – накладные, выписки, путевые листы и пр.;
• интегрируется с другими системами – учет товаров, расчеты и бухгалтерским софтом;
• организация контроля за работой персонала;
• высокая скорость производительности склада как следствие планирования действий персонала;
• полный учет по движению товаров, контроль за действиями персонала.

Система интегрируется с ERP, автоматически обрабатывая поступающие от клиентов заказы, формирует список задач для сборки персоналу, проверки качества, упаковки единиц и погрузки на доставку. Кроме задач, программа также контролирует выполнение, показывает ошибки сотрудников, например, выбор другого товара или неправильное количество. Заодно фиксирует время выполнения. Администраторы получают отчеты в процессе за любой заданный период. Это минимизирует накладки, делая складской учет понятным и простым даже при большом объеме движения товаров.

Как автоматизация учета повышает эффективность

Автоматизация на складе – важный этап эффективного управления своими запасами. Точный учет с возможностью поэтапного контроля сокращает время выполнения процессов, сохраняя при этом качество и организованность. Рутинные процессы вместо монотонных часов, проведенных за документами, превращаются в список доступных задач, за выполнением которых также следить система, своевременно выявляя допущенные исполнителями ошибки.

В числе основных проблем медленного учета – ручной ввод информации о поступлениях, особенно когда предприятие крупное. Накладные с коробками привозят с утра или круглосуточно, операторы вынуждены переписывать данные вручную, указывая штрихкод и вписывая короткое описание товара, если такого в базе нет, как новую позицию. Товароведы принимают поступление, проверяя количество по накладным, затем, дождавшись «приемки» накладной оператором, отправляют товары на склад. Любая ошибка, допущенная при вводе, потом вызывает пересортицу или недостачу, т.к. сложно выявить фактический остаток и в момент передачи партии товара на реализацию также не высветится по штрихкоду в базе. Ошибки множатся, если поступления регулярные, что для крупных предприятий обычное дело. Автоматизированный склад – это платформа, оснащенная специальными программами, существенно упрощающими приемку товара. Системы считывают штрих-код, сверяют данные по накладной – не бумажной, а электронным вариантом – и проверка занимает несколько секунд. Введение информацию в базу также производится быстро, минимизируя риск возникновения ошибок.

Программное обеспечение «вшито» в складской учет, позволяя отслеживать поступление, распределение и отгрузку продукции. Показывает фактический остаток, проводит инвентаризацию, выявляя недостачу или пересортицу, генерирует отчеты за любой отрезок времени. Администратору будут видны проведенные операции – сколько было принято, распределено, отправлено на доставку и отгружено, сколько осталось по каждому из групп товаров. Это упрощает анализ данных и общий учет, сокращая время выполнения задач с повышением точности информации, т.к. практически исключен человеческий фактор.

Применение сканеров и штрихкодов – предприятие может наклеивать свои штрихкоды на каждую единицу поступающего товара или считывать уже имеющиеся цифры на упаковке, вместо ввода вручную. Это сокращает период отгрузки и приема нового поступления, снижает риск появления ошибок, заодно ускорит складской учет в целом. Работникам склада достаточно сканировать каждую единицу продукции, система быстро идентифицирует объект, показывая место хранения и сколько есть. Так можно проводить инвентаризацию остатков в любое время, не затрагивая рабочего графика – склад будет работать в обычном темпе и одновременно персонал проверит запасы.

Эффективное управление персоналом – вот как улучшить работу склада – основные документы, включая журнал учета и накладные, будут храниться в электронном формате. Это избавит от необходимости хранить документы в папках и долго искать необходимое, достаточно ввести в поисковую строку название или перейти по нужной вкладке, указав дату. Персонал с разным уровнем доступа к системе, будет получать каждый день список задач для выполнения. Без длительных объяснений и пошаговой инструкции, все описания есть там же, включая контроль за этапами выполнения. Это помогает увеличить производительность, превращая пласт рутинной работы в список конкретных дел, прогресс при выполнении которых также будет виден на экране.

Планирование операций – специализированные программы проводят анализ спроса, выявляя категории товаров высокой проходимости. Вычисляют оптимальный уровень сохранения запасов, что важно для продуктов питания, размещения продукции на складе и управлять остатками. Так сокращаются расходы на хранение с обеспечением необходимых условий, избежать ненужных излишков, повышая оборот. Персоналу будет видно, какие товары чаще покупают и что необходимо приобрести у поставщиков.

Адресное хранение – поступающие товары не будут сложены вместе или лежать в коробках, система укажет сотрудникам, где разместить каждую группу после распаковки. Так удобнее искать нужное и следить за качеством хранения. У каждого места свои характеристики и «адрес», например, в базе будет указано подробно – «Зал Б, Стеллаж 3А, Полка 7, Отсек 314» – позволяя быстрее найти искомое и оптимизировать пространство. Наглядный пример – зал выдачи посылок, где получателям выдается бумажка с указанием «адреса» прибывшей посылки. Им остается быстро пройти к месту и взять нужное из лотка.

Интеграция WMS с разными системами управления как CRM, ERP и другими, что также упрощает организацию склада, особенно предприятиям, кто производит и одновременно реализует свои товары. WMS анализирует общий оборот (поступление, распределение и сбыт), составляет задания персоналу и позволяет эффективно взаимодействовать с другими программами.

Оборудование вместо ручных списков – контроль за остатками и перемещением товара осуществляется непрерывно, через устройства ТСД. Сотрудники получают терминалы ТСД, связанные с общей базой, и сканируют штрихкоды товаров в своей зоне. Так быстро находят искомую вещь, заодно передают информацию о текущем перемещении со склада для отгрузки и пр.

Основные этапы автоматизации работы склада

Выбрав программное обеспечение, с чего начать автоматизацию склада без ущерба производительности:

Этапы	Проведение
Определение текущих проблем	Изучить складские процессы, определяя проблемы, что требуют решения. Например, приемка товара по утрам, размещение, проведение инвентаризации, частота ошибок, допускаемых при ручном вводе информации о новинках
Внедрение системы адресного хранения	Недостаточно отобразить данные в системе, складское помещение должно соответствовать этому. Поделить на функциональные зоны, установить там стойки с полками, чтобы каждый товар мог храниться в своей ячейке (отделе), пронумерованной цифрами или буквами, что также указывается на штрихкоде или этикетке
Выбор способа для хранения товаров	Есть статический метод, когда каждая категория товаров хранится на своем определенном месте, включая свежие поступления. И динамический метод с возможностью изменить места, ориентируясь по степени оборачиваемости и востребованности. Комбинированный вариант – соединяет оба метода, какой использовать, выбирают по ситуации.
Выбор оборудования с системой сканирования	Например, шкафы для хранения и выдачи ТСД по карточкам сотрудников, сами терминалы, подключенные к базе с данными по товарам. Выбрать технологию сканирования – клеить свои штрихкоды или использовать уже имеющиеся на упаковке и пр.
Выбор типа WMS системы	Форматы программного обеспечения отличаются – есть коробочные решения, специализированные программы и настраиваемые системы, созданные под заказ с учетом сферы деятельности заказчика. Стоит учесть при выборе:   ·       стоимость программы с настройками; ·       интеграция с другими ПО; ·       функциональные особенности; ·       простота и удобство управления; ·       число успешных внедрений; ·       возможность введения индивидуальных настроек.   Насколько эффективна программа и как с ней работать на практике.
Запуск WMS	Включает установку, настройку параметров, тестирование и запуск для дальнейшей эксплуатации

Средства автоматизации склада – какие есть

Как автоматизировать складской учет – прежде всего, выбрать подходящее программное обеспечение среди имеющихся вариантов, что зависит от сферы работы предприятия и объема товарооборота. Небольшим компаниям, где склад стоит внутри магазина, достаточно одной товароучетной программы. Производителям, осуществляющим прием и отгрузку своей продукции непрерывным потоком, нужно более функциональное ПО.

«СБИС Розница»

Облачный сервис, помогает автоматизировать склад и механизм розничных продажа, показывая актуальные остатки продукции по категориям, формирует заказы, поступающие от поставщиков, и помогает вести документооборот электронно через ЭДО.

Ключевые особенности:

• контроль остатков на складе;
• автоматизированное списание при реализации;
• интегрируется с «Меркурий», «ЕГАИС», «Честный знак» и пр. системами;
• формирование и распечатка ценников и фирменных этикеток;
• распознавание накладных на бумаге сканером или телефоном.

Оснащена маркетинговыми инструментами как управление запасами, загрузка новых прайс – листов и меню, автозаказы, накладные от поставщиков, перемещение товаров между складами и пр. там удобно оформлять возврат и учитывать тару, проводить расчет отпускной стоимости, передает информацию по маркировочным товарам в госсистемы.

Автоматизация на базе «1С»

Популярная система учета «1С», оснащенная множеством конфигураций под розничный бизнес, позволяя эффективно вести складской учет. «1С» показывает информацию о фактическом остатке продукции, оформляет первичные документы, планирует закупки и продажи.

Программы автоматизации склада по «1С»:

• «1С: Управление нашей фирмой» (УНФ) осуществляет учет по клиентам, прибыли и убыткам, функционал включает – приемка товаров, отгрузка, проверка остатков (инвентаризация), внутренние перемещения и создание отчетов по временным периодам.
• «1С: Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом» оптимизирует складские процессы, позволяя рационально управлять рабочей площадью – точный учет, отслеживание сроков годности, снижение трат на персонал, повышение производительности. Подойдет компаниям с 1 складом, для нескольких нужны дополнительные системы.

Оба варианта помогают небольшим предприятиям с 1-2 складами.

Автоматизация с «Контур.Склад»

«Контур.Склад» – специальная программа, поддерживает функции: приемка, внутренние перемещения и расход продукции, контроль источников финансирования, ведение справочника по номенклатуре. Детализирует места хранения, давая каждому товару подробный «адрес» (стеллаж – полка – отсек) и следит за сохранением сроков годности.

Дополнительные возможности ПО:

• настройка минимальных остатков;
• учет партий, сертификаты;
• автоматизация заявок клиентов и персонала, на доставку или перемещение;
• интегрируется с похожими системами.

Как повысить точность учета на складе с «Контур.Склад» – подготовить складское помещение под систему распределения новых поступлений и приобрести сканеры.

Оборудование для автоматизации склада

Думая, как автоматизировать складской учет, руководителю предприятия недостаточно установить программное обеспечение как WMS платформу, но и приобрести инструменты управления:

Наименование	Описание
Терминалы сбора данных (ТСД)	Выбирая подходящую модель, стоит ориентироваться по условиям труда и объему работы. Например, считывания запасов в морозильных камерах или приемке товаров на улице, подойдут устройства, устойчивые к изменениям температуры. На выездные мероприятия – ТСД, поддерживающие подключение к сети, а модели с достаточной емкостью аккумулятора смогут работать весь день без подзарядки.
Принтеры печати	Устройства распечатывают этикетки. Небольшому складу подойдет начальная техника, способная выпускать 5000 ярлыков / день. Масштабным помещениям – корпоративная / промышленная модель, печатающая 20 000 ярлыков / смена. Модели с поддержкой интернета могут работать при выездных встречах
Сканеры штрих – кодов	Выбирать, ориентируясь на функционал устройства, величину аккумулятора и спектр распознания кодов. Не все сканеры распознают маркировочную продукцию, еще стационарное или проводное оборудование носить при себе не получится.
Электронные весы	На рынке множество видов кассовой техники, весы условно делятся по группам:   1)     Классический вариант – взвешивают объекты не тяжелее 300 кг., полезны на складах с сыпучей или жидкой продукцией. 2)     Промышленный вариант – напольные весы, взвешивают крупногабаритные и тяжелые, нестандартные грузы до несколько тонн весом. Могут быть встроенными в пол. 3)     Крановые – взвешивают до 20 тонн груза.   Важно, насколько устройства можно интегрировать с ПО учета товаров и иными программами, так автоматизируется процедура взвешивания.

Дополнительно можно купить бампер на часто используемое оборудование и мобильное зарядное устройство без проводов.

Заключение

Автоматизация склада – неизбежное и эффективное решение, способное кардинально изменить бизнес – процессы всего предприятия. Ведь со склада все начинается – туда поступает готовая к реализации продукция, там же хранятся запасы и формируются заказы для доставки.

Внедрение автоматизации складского учета — это не только тренд, но и необходимость для современного бизнеса, стремящегося к эффективности и инновациям. С “Синаптик” вы сможете не только оптимизировать свои процессы, но и достичь новых высот в управлении ресурсами и обслуживании клиентов. Мы готовы помочь вам на каждом шагу пути к цифровой трансформации вашего склада. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы обсудить, как наши решения могут быть адаптированы для ваших уникальных потребностей и начать путь к более продуктивному и прибыльному бизнесу.